Paano Sumulat ng Solicitation Letter sa Pilipinas?

Ang kabutihan at pagiging mapagbigay ay ilan sa mga natatanging katangian natin bilang mga Pilipino. Lagi tayong handang mag-abot ng tulong sa mga nangangailangan.

Kaya naman ang pagsulat ng mga solicitation letter ay ang madalas na paraan para mangalap ng pondo para sa mga magagandang layunin sa Pilipinas.

Naghahanap ka ba ng mga halimbawa ng solicitation letter para makatulong sa paggawa ng sarili mong liham? Nasa tamang lugar ka! Sa artikulong ito, matututunan mo kung paano sumulat ng solicitation letter na makakakuha ng atensyon ng mga potensyal na donors at sponsors.

Table of Contents

Ano ang Solicitation Letter?

Ang solicitation letter ay isang liham na humihiling sa isang tao o organisasyon na boluntaryong magbigay ng pera o iba pang resources para sa isang proyekto, programa, o kaganapan.

Karaniwan ang paggamit ng solicitation letters dito sa Pilipinas. Narito ang ilang pamilyar na halimbawa:

Ang ilang indibidwal na may mga mahal sa buhay sa ospital ay lumalapit sa mga bahay-bahay at nagbibigay ng solicitation letters.
Ang mga boluntaryo ng simbahan ay nagbibigay ng solicitation letters sa kalapit na komunidad para makalikom ng pondo para sa kanilang outreach programs.
Ang mga NGOs ay nagpapadala ng solicitation letters sa mga LGUs at pribadong kompanya upang humingi ng donasyon para sa mga biktima ng bagyo o lindol.
Ang mga kabataang Pilipino na sumasali sa lokal na sports competitions ay nangangalap ng pondo para sa kanilang registration fee at jersey uniforms sa pamamagitan ng solicitation letters.

Ano ang Layunin ng Solicitation Letter?

Ang pangunahing layunin ng solicitation letter ay para makalikom ng pondo para sa isang partikular na event, proyekto, o programa. Kumpara sa ibang paraan ng fundraising, mas madali at hindi gaanong magastos ang pagsulat ng solicitation letters.

Maaari rin itong makakolekta ng pera sa pinakamaikling posibleng oras dahil maaaring magbigay agad ang recipient matapos basahin ang liham. Maaari nilang ibigay ang pera sa nagpadala o ideposito ito sa bangko na nakasaad sa liham.

Higit pa dito, ang solicitation letters ay mas casual at diretso. Hindi na kailangan pa itong gawing formal na proposal letter na may detalyadong project plan o dokumentasyon. Sapat na ang liham basta nabanggit ang mahahalagang detalye.

Mga Bahagi ng Solicitation Letter

Letterhead – naglalaman ng detalye tungkol sa nagpadala tulad ng pangalan ng tao o organisasyon, posisyon, at address.
Date – ang petsa kung kailan ipinadala ang liham.
Recipient details – kasama ang pangalan, posisyon, organisasyon/kompanya, at address ng tatanggap.
Salutation – kung hindi tiyak ang pangalan ng recipient, maaaring gamitin ang pariralang ‘To whom it may concern’.
Introduction – nagbibigay ng maikling detalye tungkol sa nagpadala.
Body of the letter – inilalahad ang layunin ng nagpadala at ang hangarin na mangalap ng pondo, target na petsa, halaga ng pondo, at mga paraan kung paano maaaring ipadala ng mga tatanggap ang kanilang donasyon.
Conclusion of the letter – nagbibigay ng contact details (numero ng telepono o email address) ng nagpadala at nagpapasalamat sa mga tatanggap.
Closing Remarks – maikling pormal na pagsasara tulad ng ‘Best regards’, ‘Regards’, ‘Very Truly Yours’, o ‘Respectfully Yours’.
Signature – lagda sa ibabaw ng pangalan ng nagpadala.

Paano Sumulat ng Solicitation Letter?

1. Isulat ang Letterhead at ang Petsa

May iba’t ibang paraan para isulat ang letterhead ng isang solicitation letter, ngunit ang pinakakaraniwang format ay ilagay ito sa pinakaitaas na kaliwang bahagi ng liham. Dito ilalagay ang pangalan ng nagpadala, posisyon, organisasyon o kumpanya, at address.

Ngunit, may ilang organisasyon o kumpanya na mas gustong ilagay ang letterhead sa itaas na gitnang bahagi ng liham. Ito ay karaniwang ginagamit ng mga nagpapadala na kumakatawan sa isang eskwelahan o business institution. Bukod dito, ang format na ito ay may logo/s ng organisasyon na nakalagay sa magkabilang gilid ng letterhead.

Halimbawa, ang letterhead ng isang solicitation letter para sa isang proyekto ng simbahan ay maaaring ilagay sa itaas na gitnang bahagi ng liham, sa ilalim lamang ng logo ng simbahan. Ito rin ang format na karaniwang ginagamit ng mga paaralan para sa kanilang mga proyekto tulad ng Brigada Eskwela.

Kapag tapos na ang letterhead, tukuyin kung kailan mo planong ipasa ang solicitation letter.

2. Kumpletuhin ang Detalye ng Tatanggap

Kasama rito ang pangalan, organisasyon, at address ng tatanggap.

3. Sumulat ng Maikling Salutation

Ang mga karaniwang salutation na ginagamit ay “Dear Sir/Madam/Name of the recipient”.

Ginagamit ang “To whom it may concern” kung hindi tiyak ang pangalan ng tatanggap.

4. Isulat ang Panimula ng Solicitation Letter

Ang layunin mo sa bahaging ito ay kumbinsihin ang iyong recipient tungkol sa lehitimidad mo o ng iyong organisasyon. Kung ikaw ay sumusulat para sa isang organisasyon, magbigay ng maikling pahayag tungkol sa mga layunin at misyon ng organisasyon.

Sa ating halimbawa sa itaas, ang nagpadala ay sumusulat para sa Supreme Student Government (SSG) ng isang partikular na paaralan. Binanggit niya ang isang maikling overview ng misyon ng SSG na itaguyod ang kapakanan at karapatan ng mga estudyante.

5. Isulat ang Katawan ng Solicitation Letter

Sa bahaging ito, kailangan mong ilahad ang tatlong mahalagang impormasyon sa walang partikular na pagkakasunod-sunod.

a. Layunin ng Iyong Pagkakalap ng Pondo at ang mga Beneficiaries Nito

Sa ating halimbawa, ang layunin ng nagpadala sa pagkakalap ng pondo ay para maisagawa nila ang kanilang “Notebook Showering” program. Binanggit din niya na ang mga benepisyaryo ay 100 na estudyante mula sa kanilang paaralan.

Siguraduhing maging tiyak hangga’t maaari. Kaya imbes na magsulat ng pangkalahatang pahayag tulad ng “Ang aking kapatid ay nasa ospital at kailangan ng pera para sa kanyang operasyon at agarang paggaling,” tukuyin ang eksaktong sakit ng benepisyaryo (hal., pneumonia, cancer, diabetes, atbp.), ang ospital kung saan siya ginagamot, at ang bigat ng kanyang kalagayan (hal., kritikal).

Huwag kalimutang banggitin ang petsa kung kailan gaganapin ang programa/event/operasyong medikal. Nagbibigay ito ng pakiramdam ng pagka-urgent sa tatanggap na mag-donate bago ang tiyak na petsa. Ang iyong tinukoy na time frame ay dapat magbigay sa iyong recipient ng pakiramdam na may limitadong oras para magbigay ng pera.

b. Target na Halaga

Para sa transparency, tukuyin kung magkano ang kailangang pera para sa fundraising. Hindi na kailangang magbigay ng detalye kung paano mo nakuha ang halagang iyon ngunit siguraduhin na makatwiran ito.

Sa ating halimbawa, binanggit ng nagpadala na kailangan nila ng ₱10,000 para sa kanilang “Notebook Showering” program. Ipinaliwanag din niya kung paano gagamitin ang halagang ito. Ito ay isang realistic na figure dahil tutulungan nila ang mahigit 100 na mahihirap na estudyante na magkaroon ng disenteng school supplies. Kung ang nagpadala ay sumulat ng mas malaking halaga, tulad ng ₱50,000, magdudulot ito ng pagdududa sa tatanggap.

c. Intent To Solicit

Malinaw na sabihin na ikaw ay humihiling sa tatanggap na mag-donate ng pera. Maging magalang, at huwag pilitin sila. Banggitin na ang anumang halaga na kanilang ibibigay ay makakatulong sa iyong layunin.

Subalit, hindi lamang pinansyal na tulong ang maaari mong hilingin gamit ang solicitation letter. Halimbawa, ang mga guro sa panahon ng Brigada Eskwela ay sumusulat ng solicitation letters sa mga LGU o pribadong organisasyon para humingi ng donasyon ng mga cleaning materials. Sa mga kaso tulad nito, siguraduhing tukuyin ang mga item na iyong hinihingi.

Kapag naipabatid mo na sa iyong recipient ang iyong intensyon na mangalap, oras na para sabihin sa kanila kung paano nila maipapadala ang pera (o mga item na hinihingi). Maaari kang maglakip ng return envelope o isulat ang iyong bank account details.

Huwag kalimutang ilagay ang iyong contact details (mobile phone number at email address) sakaling may mga katanungan ang tatanggap.

6. Tapusin ang Iyong Liham sa Pamamagitan ng Pagpapahayag ng Iyong Pasasalamat sa Tatanggap ng Liham

Maglaan ng maikling talata para magpasalamat ng maaga sa tatanggap. Maaari mo ring banggitin kung gaano kahalaga ang kanilang tulong para sa tagumpay ng iyong layunin.

7. Tapusin ang Liham sa Closing Remark Kasama ang Iyong Pangalan at Lagda

Narito ang mga halimbawa ng mga Solicitation Letter na pwedeng i-download:

Mga Tips at Babala

Kapag magpapadala ka ng solicitation letter nang personal, maganda kung ilakip mo ang isang return envelope sa liham. Ito ay para mas madali para sa recipient na ipadala ang pera. Pwede mo ring “personalize” ito sa pamamagitan ng paglalagay ng logo ng iyong organization.
Panatilihing maikli ang liham. Hindi kailangan ng mahahabang sentences para ma-impress ang recipient. Gawing diretso sa punto, dahil ang iba ay wala masyadong oras para magbasa ng mahahabang liham.
Ang solicitation letter ay dapat mas nakatuon sa beneficiary, hindi sa iyong organization. Ang malaking bahagi ng liham ay dapat nakatuon sa kung paano makakatulong ang fundraising sa mga beneficiaries.
Kung ang bank deposit ay isa sa mga donation channels, siguraduhing pareho ang pangalan ng bank o e-wallet account sa pangalan ng sender. Kung ikaw ay sumusulat para sa isang organization, dapat ang pangalan ng account ay sa organization din. Kung hindi ito ang kaso, ipaliwanag nang malinaw sa liham ang pangalan ng account para ma-inform ang iyong reader.
Bagaman hindi kinakailangan na ilakip ang mga permits, certifications, o project plans sa isang solicitation letter, mas mainam pa rin na ilagay ang mga ito. Magbibigay ito ng katiyakan sa mga recipients na ang kanilang donasyon ay mapupunta sa tamang dahilan.
Huwag pilitin ang recipient na mag-donate. Ang iyong liham ay hindi dapat magbigay ng impresyon na obligado ang recipient na magbigay ng pera. Hangga’t maaari, dapat sila ay makaramdam na sila ay tumutulong dahil sa kabutihan ng kanilang puso.

Mga Madalas Itanong

1. Paano magsulat ng email solicitation?

Ang pagsulat ng email solicitation ay hindi gaanong naiiba sa pagsulat ng pisikal na liham. Casual pa rin ito, diretso, at puno ng mahahalagang detalye (hal., pangalan ng programa at beneficiaries, kailangang halaga, petsa at lugar, atbp.). Dapat din nitong banggitin kung paano makakapagpadala ng donasyon ang recipient.

Subalit, dapat mas maikli ang email solicitation dahil ang ilang recipients ay maaaring basahin ito gamit ang kanilang phone o tablet. Panatilihin ito sa pagitan ng 400 – 500 words.

Dagdag pa, bigyang-diin sa subject line ng email ang iyong intensyon na manghingi ng tulong. Gawin itong kaakit-akit at maikli para makuha ang atensyon ng recipient. Maaari mong gamitin ang mga linyang tulad ng:

Help us raise funds for
You can help to save
, you can help us achieve our goals
Help us make a difference for

Kung balak mong mag-attach ng files sa liham, mas mainam na i-upload ang mga ito sa PDF file format para sa convenience ng recipient.