Paano Mag-Compute ng Back Pay sa Pilipinas?

Ang isang empleyado ay lumilipat mula sa isang employer patungo sa isa pa dahil sa iba’t ibang dahilan. Maaaring dahil sa partikular na work arrangement na bagay sa pangangailangan ng maraming empleyado ay hindi maginhawa para sa kanya. Marahil ito’y dahil sa kagustuhan na mag-explore ng mas maganda at mas mataas na paying opportunities. Maaari ring umalis ang isang tao sa trabaho dahil sa personal o family issues.

Anuman ang dahilan ng pagtatapos ng employment, mahalaga na alam mo kung paano kinakalkula ang back pay para makapagplano ka ng iyong finances habang naghihintay ng bagong trabaho.

Ang artikulong ito ay nagbibigay ng detalyadong impormasyon sa computation ng back pay.

Ano ang Back Pay?

Ang back pay, na kilala rin bilang “final pay,” ay ang halaga ng pera na matatanggap mo mula sa company bilang bahagi ng pagtatapos ng iyong employment. Ito ay ang halaga na pinagtrabahuhan mo na at nararapat mong matanggap.

Ayon sa DOLE (Department of Labor and Employment), ang back pay ay ang kabuuan ng lahat ng sweldo at monetary benefits na dapat matanggap ng empleyado.

Kasama sa back pay ang mga sumusunod:

• Basic salary. Ito ay magtatakip sa iyong sweldo na na-hold mula nang magtapos ang employment dahil sa payroll cut-offs. Dapat alam mo ang iyong payroll cut-off at payout schedule para mas maintindihan ito. Kung hindi ka sigurado, humingi ng tulong sa HR o payroll team. Halimbawa, kung ang payroll cut-off ay tuwing ika-15 at katapusan ng buwan at ang pagtatapos ng iyong employment ay epektibo noong Marso 10, 2022, ang basic salary na kasama sa iyong back pay ay tatakpan lamang ang Marso 1-10, 2022. Hindi ka na makakatanggap ng iyong compensation sa Marso 15, 2022, dahil teknikal na, hindi ka na aktibong empleyado sa puntong iyon. Para gamitin nang tama ang libreng back pay Excel calculator sa itaas, kailangan mong ilagay ang halaga na katumbas ng bilang ng working days na hindi sakop ng payroll cut-off sa field na “Absences/LWOP.” Maaari mong makuha ang halaga gamit ang formulang ito: Daily rate na pinarami ng bilang ng araw ng LWOP. Gamit ang parehong halimbawa, itinuturing na LWOP ang Marso 11, 14, at 15, ipinapalagay na Sabado at Linggo (Marso 12-13) ay rest days.
• Cash conversion ng unused leaves. Karaniwang makikita mo ang maximum na bilang ng unused leaves para sa conversion sa iyong employee handbook. Kung wala ito sa iyong handbook, maaari mo itong i-check sa iyong HR, ngunit ang karaniwang computation ay ang bilang ng unused leaves para sa conversion na pinarami ng iyong daily rate. Hindi lahat ng kumpanya ay may parehong kondisyon ng leave utilization at conversion sa pagtatapos ng employment.
• Prorated 13th-month pay
• Income tax claims/refund, kung naaangkop
• Separation pay, kung naaangkop
• Retirement pay, kung naaangkop
• Iba pang uri ng compensation na kasama sa iyong employment contract, tulad ng reimbursement ng monthly internet allowance, pagbili ng uniform, gastos sa official business travel, atbp.

Habang mahalaga ang pagkakaroon ng kaalaman sa mga kasama sa iyong back pay, mahalaga rin na malaman ang mga deductions tulad ng government-mandated contributions, LWOPs (leave without pay), tardiness, loans, at iba pang liabilities.

Ano ang Pagkakaiba sa Pagitan ng Back Pay at Separation Pay?

Ang back pay ay ibinibigay sa anumang empleyado na hiwalay na sa company, maaaring kusang loob o hindi. Kasama dito ang sweldo na naipon habang nagtatrabaho pa sa kumpanya.

Sa kabilang banda, ang separation pay ay para sa mga empleyadong tinanggal sa trabaho nang hindi kusang loob batay sa mga awtorisadong dahilan tulad ng:

• Pagpapakilala ng labor-saving device o process automation para mapataas ang productivity at efficiency
• Pagkakaroon ng overlapping ng services o roles sa company, na karaniwang tinatawag na “redundancy”
• Pagsasara ng business
• Kung ang empleyado ay may sakit na itinuturing na banta sa kanyang kalusugan at sa kalusugan ng kanyang mga kasamahan sa trabaho

Kung ikaw ay tinanggal dahil sa alinman sa mga awtorisadong dahilan sa itaas, may karapatan kang tumanggap ng iyong back pay kasama na ang iyong separation pay. Ang perang ito ay para magbigay ng financial support habang naghahanap ka ng iyong susunod na trabaho.

Sino ang Eligible para sa Back Pay?

Ang sinumang empleyado na umaalis sa company ay may karapatan na tumanggap ng back pay, na kasama ang kanyang kinitang sweldo sa panahon ng kanyang pagtatrabaho.

Paano Kinakalkula ang Back Pay?

1. Back Pay Computation sa Call Centers

Sa mga call center o BPO companies, kinakalkula ang back pay na may kasamang:

• Basic salary
• Prorated 13th-month pay
• Unused leave credits
• Income tax claims/tax refund
• Incentives na karaniwang ibinibigay sa mga call center agents kapag na-hit ang target o quota sa isang tiyak na panahon
• Iba pang compensation o allowances

Halimbawa ng Computation:

Sabihin nating ang isang empleyado sa call center ay kumikita ng ₱30,000 kada buwan. Sa pag-alis niya sa company, ang mga earnings at deductions, tulad ng ipinapakita sa table sa ibaba, ay isasaalang-alang sa computation ng back pay.

Ang kabuuang halaga ng back pay sa halimbawang ito ay ₱39,587.35.

Sa tab na Earnings, kasama ang mga sumusunod:

• Unpaid salary para sa payroll period, na ipinapalagay na ₱15,000 para sa mga empleyadong binabayaran ng semi-monthly.
• Prorated 13th-month pay para sa tatlong buwan (Enero hanggang Marso).
• Leave conversion na nakukuha sa pamamagitan ng pag-multiply ng daily rate sa bilang ng mga araw (₱1379 x 4 days unused leaves) = ₱5,516. Maaari mong makuha ang iyong daily rate gamit ang formula na ito: (Monthly Basic Salary X 12 months)/261. Ang formulang ito ay naaangkop lamang kung ikaw ay nagtatrabaho ng limang araw kada linggo.
• Incentive na ₱10,000. Tandaan na ito’y halimbawa lamang; ang halaga ng incentive ay nag-iiba-iba sa bawat company.
• Ang tax refund ay nakukuha gamit ang formula na Monthly Salary x 12 months = Annual projected gross income. Batay sa formulang ito, mayroon tayong ₱30,000 x 12 = ₱360,000. Sa kasong ito, susundin natin ang tax rate para sa annual taxable income na higit sa ₱250K ngunit hindi lalampas sa ₱400K.

₱360,000 – ₱250,000 = ₱110,000

Multiplied ng 20%

₱22,000 annual tax deduction

Kung ipinapalagay na tatanggap ang empleyado ng kanyang sahod nang dalawang beses o semi-monthly, hahatiin natin ang ₱22,000 sa 24 para makuha ang tax deduction bawat payroll period. Ang kanyang tax deduction kada payout ay ₱916.67. Kaya, maaari nating i-project na ang kanyang tax refund para sa senaryong ito ay ₱5,500.02 (₱916.67 x 6 payouts mula Enero hanggang Marso).

Sa tab na Deductions, kasama ang mga sumusunod:

• Absences/LWOP – sa halimbawang ito, siya ay nasa LWOP ng isang araw para sa kasalukuyang payroll period (₱30,000 monthly basic salary x 12 months)/261 = ₱1,379 daily rate.
• Mga government-mandated contributions tulad ng Pag-IBIG, PhilHealth, at SSS.

2. Back Pay Computation para sa mga Nag-resign

Para sa ibang organisasyon bukod sa call centers o BPO, ginagamit ang parehong pattern sa itaas sa pagkalkula ng back pay. Ang pagkakaiba ay ang pagsama ng iba pang monetary benefits tulad ng retirement pay, service incentives, at iba pang allowances. Ang leave conversion ay maaaring hindi applicable sa ibang organisasyon dahil ito ay karaniwang ginagamit sa mga call centers o BPOs.

3. Back Pay Computation para sa mga Terminated Employees

Para sa mga terminated employees, mahalagang malaman na ang bigat ng paglabag ng empleyado na nasa ilalim ng just cause/s ay maaaring makaapekto sa desisyon ng management sa pag-release ng kanilang incentives bilang bahagi ng kanilang back pay. Ang lahat ng iba pang items na nabanggit sa itaas ay ibibigay sa empleyado ayon sa DOLE Labor Advisory No. 06, Series of 2020.

Paano Kunin ang Iyong Back Pay?

1. Kumuha ng Clearance

Sundin ang mga protocol ng company para matiyak ang pagproseso ng iyong back pay. Ang pinaka-karaniwan at pangunahing patakaran ay ang pagkumpleto ng iyong clearance bago ang pagproseso ng back pay.

Sundin ang mga instruksyon na ibibigay ng HR kung paano mo kukumpletuhin ang iyong clearance, kasama ang pagsuko ng anumang company property na nasa iyong responsibilidad, para matiyak na makukuha mo ang iyong back pay sa oras.

Kasama sa karaniwang proseso ang:

• Pag-secure ng clearance mula sa iyong line manager sa pamamagitan ng pagkumpleto ng iyong turnover tasks
• Pag-secure ng clearance mula sa IT department sa pamamagitan ng pagsauli ng iyong company-issued equipment
• Pag-secure ng clearance mula sa iba pang support teams tulad ng Finance, Facilities, Compensation & Benefits, at HR.

Sa ideyal na sitwasyon, ang HR ang huling pipirma dahil kailangan mong isauli ang iyong HMO o health cards, company ID, at badges sa kanila sa iyong huling araw.

2. Maghintay na Ma-process at Ma-release ang Iyong Back Pay

Minsan, nakakalimutan ng mga tao na kumpirmahin kung paano nila matatanggap ang kanilang back pay mula sa company. Tanungin ang iyong HR tungkol dito, at huwag kalimutang ideklara ang iyong aktibong personal contact information sa HR para ma-notify ka nila kapag handa na ang back pay para sa release.

Ang isang leaver (nag-resign o terminated na empleyado) ay makakatanggap ng notification mula sa HR o Payroll Department tungkol sa pag-credit ng back pay. Maaari rin itong maiparating sa panahon ng pagproseso ng clearance.

Karamihan sa mga company ay nagpapadala ng back pay sa pamamagitan ng bank transfer, habang ang iba naman ay sa pamamagitan ng checks. Dapat ay mayroon kang printed at signed copies ng iyong Certificate of Employment, Quitclaim, at ITR 2316, na matatanggap mo kasama ng iyong back pay.

Mga Tips at Babala

• Bantayan ang progreso ng iyong pag-resign. Mahalagang mag-follow up sa iyong line manager kung wala kang natatanggap na feedback tungkol sa iyong offboarding ilang araw matapos ang submission at approval ng iyong resignation.
• Huwag mag-atubiling makipag-usap sa iyong HR. Magagabayan ka nila at magbibigay ng mahahalagang impormasyon hanggang sa pag-release ng iyong back pay.
• Prosesuhin ang iyong clearance sa lalong madaling panahon. Kahit na ikaw ay nagre-render pa, maaari ka nang magsimulang makipag-ugnayan sa iba’t ibang departments para malaman ang kanilang prerequisites sa pagpirma ng iyong clearance.
• Humingi ng appointment. Para hindi masayang ang iyong oras sa paghabol sa mga signatories, inirerekomenda na magpadala muna ng mensahe para kumpirmahin ang availability. Kung walang feedback, magtanong sa HR tungkol sa backup para sa department na iyon para makatipid ka ng oras sa paghabol sa main point of contact.
• Kung may mga katanungan ka tungkol sa breakdown at computation ng iyong final pay, huwag mag-atubiling linawin ito bago pumirma sa Quitclaim at Release Waiver.
• Siguraduhing ibigay ang iyong aktibong mobile number at email address, na madalas mong mache-check para sa updates sa iyong back pay.
• Kung balak mong mag-resign, mahalagang suriin kung makakatulong ang iyong emergency fund sa pagtustos sa iyong mga pinansyal habang naghihintay ng unang sahod sa iyong susunod na trabaho.
• Suriin kung nai-post ang iyong mga kontribusyon sa SSS, Pag-IBIG, at PhilHealth. Mabilis mo na itong masusuri sa pamamagitan ng online portals. Kung may mga nawawalang kontribusyon, huwag mag-atubiling kumuha ng kopya ng iyong certificate of contributions mula sa iyong dating employer. Kailangan mong ipakita ang certificate sa mga government offices para itama o i-post ang aktwal na mga kontribusyon.
• Itago ang anumang dokumento na may kaugnayan sa iyong employment sa company, dahil maaari mo itong kailanganin bilang reference.
• Panatilihin ang professional contact sa ilan sa mga key people mula sa company. Maaari mong kailanganin ang kanilang tulong sa hinaharap para sa iyong background check. Karamihan ng mga employer ay mahigpit na sinusunod ito bago mag-alok ng trabaho.

Mga Madalas Itanong

1. Mandatory ba ang back pay sa Pilipinas?

Walang batas sa Pilipinas na nagsasabing mandatory ang back pay. Dapat kumpirmahin mo ito sa iyong HR kung nag-aalok ang company ng ganitong post-employment benefit, ideally bago ka pumirma sa job offer.

2. Taxable ba ang back pay?

Oo, applicable pa rin ang mga kaukulang tax rules ayon sa TRAIN law. Mahalagang tandaan na ang tax deductions per payroll period ay kinakalkula sa annual rate. Ang presentasyon sa itaas sa ilalim ng “How to Compute Back Pay” ay magbibigay sa iyo ng detalyadong paliwanag kung paano ito kinakalkula.

Narito ang quick reference para sa income tax rates hanggang December 31, 2022:

• ₱250,000 at pababa: 0%
• Mahigit ₱250,000 ngunit hindi lalampas sa ₱400,000: 20% ng sobra sa ₱250,000
• Mahigit ₱400,000 ngunit hindi lalampas sa ₱800,000: ₱30,000 + 25% ng sobra sa ₱400,000
• Mahigit ₱800,000 ngunit hindi lalampas sa ₱2 milyon: ₱130,000 + 30% ng sobra sa ₱800,000
• Mahigit ₱2 milyon ngunit hindi lalampas sa ₱8 milyon: ₱490,000 + 32% ng sobra sa ₱2 milyon
• Mahigit ₱8 milyon: ₱2.41 milyon + 35% ng sobra sa ₱8 milyon

3. Ilang araw ang hihintayin bago ma-release ang aking back pay?

Dapat ma-release ang iyong back pay at least 30 days mula sa date ng iyong separation ayon sa DOLE Labor Advisory No. 06-20: Guidelines on the Payment of Final Pay. Tandaan na kailangan mong kumpletuhin muna ang iyong clearance para masimulan ng company ang computation at processing ng iyong back pay.

4. Ano pa ang dapat kong matanggap mula sa aking employer pagkatapos ng resignation?

Sa pag-alis mo sa company, dapat mo ring hingin ang mga sumusunod na dokumento:

• Certificate of Employment – mahalagang dokumento ito dahil kailangan mo ito bilang patunay na ikaw ay empleyado ng company. Maaari mo rin itong gamitin para sa personal na mga rason, tulad ng applications para sa postpaid internet, personal bank loans, at home o auto loans.
• BIR Form 2316 – isang income document na maaari mo ring kailanganin para sa personal na mga rason. Ipinapakita rin nito na ang kaukulang mga buwis ay na-deduct mula sa iyong sahod.
• Copy ng iyong signed Quitclaim and Release Waiver – ipinapakita ng dokumentong ito na parehong partido ay nag-release ng liability sa isa’t isa.

5. Maaari ba akong makakuha ng detalyadong breakdown ng computation ng aking back pay?

Oo, dapat proactively ibigay ito ng employer, ngunit maaari mo ring hingin ito kung hindi ito kasama sa iba pang mga dokumento.

6. Maaari ba akong magreklamo kung mas maliit ang inilabas na halaga kaysa sa inaasahan?

Kung mukhang mas maliit ang halaga kaysa sa inaasahan, makakatulong ang detalyadong breakdown para matukoy kung aling item/s ang kulang o nawawala. Maaari mo itong pag-usapan pa lalo sa HR o Payroll.

7. Ano ang mangyayari kung tumanggi ang employer na i-release ang aking back pay?

Kung tumanggi ang employer na i-release ang iyong back pay, kailangan mong alamin at unawain kung bakit. May mga kaso kung saan may liabilities ang empleyado na dapat ayusin bago ang release ng back pay.

Kung walang liability sa iyong parte, maaari kang mag-file ng reklamo sa DOLE sa ilalim ng Article 116 ng Labor Code of the Philippines: Withholding of Wages. Tandaan na maaari ka lamang mag-file para sa basic salary na on hold; ang release ng iyong leave conversion, prorated 13th-month pay, tax refund, at iba pang allowances ay sasailalim sa review ng DOLE.