Kung nagpapatakbo ka ng negosyo o nagpapraktis ng isang propesyon na nirehistro sa Bureau of Internal Revenue (BIR), kailangan mong masubaybayan ang iyong mga pinansyal na transaksyon gamit ang mga aklat ng mga account.
Kung kakasimula mo lamang ng isang bagong negosyo at hindi ka pa nakakapili ng ibang paraan para irekord ang mga bagay, malamang ay gagamitin mo ang Manual Books of Accounts. Ito ang mga opisyal na aklat na hinihiling ng BIR kung saan mo isinusulat ang lahat ng iyong mga transaksyon sa negosyo.
Ngunit may isang kondisyon – maaari ka lamang magsulat ng mga bagay nang mano-mano gamit ang paraang ito. Bawal ang pag-print at pagdidikit ng mga bagay sa mga pahina! Ang paggawa nito ay maaaring magdulot sa iyo ng problema at humantong sa mga parusa.
Ang magandang balita ay, maaari mong iwasan ang kahirapan ng pagsusulat ng lahat ng bagay nang mano-mano. Ang isang legal na opsyon ay ang paggamit ng Loose-leaf Books of Accounts. Ito’y isang paraan para panatilihing organisado ang mga bagay na hindi kinakailangang gawin nang mano-mano ang lahat.
Table of Contents
Ano ang mga Loose-Leaf Books of Accounts?
Ang mga Loose-leaf Books of Accounts ay isa sa tatlong paraan na pinapayagan ng BIR upang masubaybayan ang mga transaksyon ng isang negosyo. Talakayin natin:
Pagkakaiba ng Manual, Loose-leaf, at Computerized Accounting System
- Manual
- Kalikasan: Manual
- Paraan ng Pagre-record: Mano-manong Pagsusulat
- Paraan ng Pag-iimbak: Bound books na may mano-manong mga entry
- Taunang Pagsusumite: Hindi kinakailangan
- Nangangailangan ng Permit upang Gamitin: Hindi
- Loose-leaf
- Kalikasan: Manual
- Paraan ng Pagre-record: Elektroniko
- Paraan ng Pag-iimbak: Bound books na may mga nai-print na mga entry
- Taunang Pagsusumite: Kinakailangan
- Nangangailangan ng Permit upang Gamitin: Oo
- Computerized Accounting System
- Kalikasan: Automated
- Paraan ng Pagre-record: Elektroniko
- Paraan ng Pag-iimbak: Elektroniko (DVD)
- Taunang Pagsusumite: Kinakailangan
- Nangangailangan ng Permit upang Gamitin: Oo
Kaya, ang mga Loose-leaf Books of Accounts ay medyo umuupo sa pagitan ng Manual Books at Computerized Accounting Systems. Pinapayagan ka nilang mag-imbak ng elektronikong mga rekord tulad ng mga bonggang computer systems pero may twist – kailangan mong i-print ang mga ito at ibind tulad ng old-school na manual books.
Paano Gamitin ang Loose-Leaf Books?
Upang gamitin ang mga loose-leaf books, nagrerecord ang mga negosyo ng mga transaksyon gamit ang isang computer system sa buong taon. Maaaring ito ay isang simpleng Excel file o isang mas kumplikadong accounting system. Sa dulo ng taon, kailangang i-print ng kumpanya ang mga rekord na ito, ibind ang mga ito, at ipadala sa BIR para sa pag-apruba.
Itinuturing ng BIR ang mga Loose-leaf Books of Accounts na isang “manual” na paraan ng paggawa ng mga bagay dahil inihahain mo ang isang print-out ng iyong mga transaksyon sa halip na digital na mga kopya.
Bakit Magandang Gamitin ang Loose-Leaf Books of Accounts?
Ang mga Loose-Leaf Books of Accounts ay may ilang magagandang kalamangan:
- Mas Madaling Pag-print ng mga Transaksyon: Ang mga Loose-leaf books ay mas mahusay kaysa sa mga manual dahil mas mabilis na maiprint ang mga transaksyon mula sa accounting system kaysa sa pagsusulat ng bawat isa nang mano-mano. Nakakatipid ito ng maraming oras, lalo na kung mayroong maraming transaksyon na dapat asikasuhin.
- Walang Kailangang Fancy na Akreditasyon: Hindi tulad ng mga fancy na Computerized Accounting Systems, ang mga Loose-leaf books ay hindi nangangailangan ng anumang espesyal na akreditasyon. Ito’y kahanga-hanga dahil ang pagkakaroon ng isang accounting system na naaprubahan ay maaaring tumagal ng walang katapusan, kasama na ang BIR na nagche-check ng lahat ng mga tampok at iba pa. Ang Loose-leaf ay nagpapanatili ng mga bagay na simple at mabilis.
Ano ang Kailangan Para Makakuha ng Loose-Leaf Books of Accounts?
Para magamit ang mga loose-leaf books, kailangan mo muna ng isang uri ng permiso mula sa BIR na tinatawag na Permit to Use (PTU) Loose Leaf Books of Accounts. Narito ang simpleng bersyon ng mga kailangan mo para dito:
1. BIR Form 1900
Ilagay ang iyong basic na impormasyon at i-check lang ang “A” sa ilalim ng Seksyon 5 – ito ang form kung saan pipiliin mo ang loose-leaf books.
2. Sample ng mga Printouts ng mga Journals at Ledgers
Ipakita sa BIR ang ilang halimbawa ng iyong mga nai-print na transaksyon para sa mga journal o ledger. Sa madaling salita, ito ay parang sneak peek ng iyong bookkeeping. Kung gumagamit ka ng computer system, siguraduhing ang printout ay may lahat ng mahalagang impormasyon at kasya sa iyong papel.
Huwag mag-alala kung hindi ka sigurado kung ano ang gagawin – gumawa kami ng sample template dito.
3. Sworn Statement para sa Permit to Use Loose-Leaf Books of Accounts
Ito ay isang dokumento kung saan ipinapangako mo na papanatiliin mo ang iyong mga aklat sa ayos at ihahain ito sa tamang oras. Mayroon din kaming template dito.
4. Iba pang mga Bagay
- Kopya ng iyong BIR Certificate of Registration
- Kopya ng form na iyong isinumite para magbayad ng iyong Taunang Bayarin sa Pagrerehistro (₱500)
- (Kung may ibang tao na gumagawa nito para sa iyo) Isang bagay na tinatawag na Special Power of Attorney – ngunit iyon ay kung kailangan mo ito.
Madaling Hakbang Para Makakuha ng Loose-Leaf Books para sa Iyong Negosyo
1. Ihanda Ang Mga Kailangan
Una sa lahat, kolektahin lahat ng mga bagay na kailangan mo. Makikita mo ang listahan sa itaas.
2. Bisitahin ang Revenue District Office (RDO)
Hanapin ang RDO sa iyong mga papeles ng negosyo mula sa BIR. Pumunta doon, iabot ang iyong mga gamit mula sa hakbang isa. May titingin sa mga ito mula sa BIR. Kung okay ang lahat at walang malalaking problema, kukunin nila ang iyong mga papeles.
3. Kunin ang Iyong Permit to Use (PTU)
Pag sinabi ng BIR na okay ka na, makukuha mo na ang iyong Permit to Use. Ngayon, maaari ka nang magsimulang gamitin ang mga loose-leaf books para sa iyong negosyo.
Ano ang Dapat Mong Gawin Para Maasikaso ang Loose-Leaf Books?
1. I-Print Lahat ng Transaksyon
Una, i-print lahat ng iyong mga transaksyon para sa mga loose-leaf books. Pero teka muna, siguraduhin mo na nailagay mo na lahat sa computer bago pindutin ang print button. At i-double check para siguradong tama ang lahat.
2. I-bind ang mga Pahina
Pagkatapos mag-print, oras na para ibind ang mga pahina. Kailangan ang cover na may pangalan ng iyong negosyo, iyong pangalan, at ang petsa na saklaw nito. Walang mga patakaran sa ilang bilang ng mga bound books na maaari mong gawin – gumawa ka ng isa kada taon o hatiin ito sa mga quarter. Depende lang ito sa dami ng iyong haharapin.
3. I-submit
Mga 15 araw pagkatapos ng taon, oras na para magpasa. Dalhin ang mga hardbound na loose-leaf books sa iyong RDO at ipasa ito kasama ang ilang mga dokumento:
- Permit to Use Loose-leaf Books of Accounts
- Isang sworn statement na nagsasabing kumpleto at tama ang iyong mga aklat (Kunin ang template dito)
- I-update ang iyong mga rehistradong aklat gamit ang BIR 1905
Kapag na-check na ang lahat, saselyuhan ng BIR ang iyong mga aklat.
4. Pag-iingat ng mga Ito
May tatak na at lahat, kailangan mong panatilihing ligtas ang mga aklat na ito at ang kanilang mga attachment sa address ng iyong negosyo. Safety first!
Paano I-Update ang Aking Permission Slip para sa Loose-Leaf Books?
Kung nagdagdag ka ng higit pang mga sangay sa iyong negosyo matapos mong makakuha ng iyong unang permission slip (PTU) para sa loose-leaf books, narito ang dapat mong gawin:
Para i-update ito, kunin ang mga dokumentong ito at dalhin sa RDO:
- Oringinal na permission slip para sa loose-leaf books
- BIR Form 1900
- Printed na mga halimbawa ng iyong mga journal at ledger
- Isang sworn statement na nagsasabing gusto mong i-update ang iyong permission slip
- Ang BIR Certificate of Registration para sa bagong sangay
- Ang BIR form (0605) na nagpapakita na nabayaran mo na ang kasalukuyang Taunang Bayarin sa Pagrerehistro (₱500) para sa bagong sangay
- (Kung may ibang tao na gumagawa nito para sa iyo) Isang Special Power of Attorney – kung kinakailangan lamang.
Pagkatapos gawin ng BIR ang kanilang trabaho, ibibigay nila sa iyo ang shiny, updated na PTU.
Mga Madalas Itanong
1. Kailangan ba ng malaking accounting system para sa Loose-leaf Books of Accounts?
Hindi kailangan! Maaari kang gumamit ng simpleng spreadsheet software tulad ng MS Excel o Google Sheets para marekord at maprint ang mga transaksyon sa format na naaprubahan ng BIR. Ang mga Loose-leaf Books of Accounts ay itinuturing pa ring manual, kaya hindi kailangan ng buong accounting system. Ang paraan mo lang ng pagre-record ay may touch ng elektronikong vibe.
2. Kung makakakuha ako ng Permit to Use (PTU) sa kalagitnaan ng taon, kailan ako magsisimulang gumamit ng Loose-leaf Books?
Tingnan ang petsa sa iyong PTU para sa Loose-leaf Books – yun ang simula ng party. Ang lahat bago sa petsang iyon ay dapat ilagay sa iyong manual na mga aklat. Ngunit, kung naitala mo na ang mga transaksyon na iyon sa iyong manual na mga aklat, maaari mong isama ang mga ito sa iyong Loose-leaf Books para sa konsistensiya.
3. Paano kung wala akong manual na mga aklat sa panahon ng tax check-up?
Kung nagustuhan mo ang Loose-leaf Books of Accounts, ipakita ang iyong Permit to Use sa halip na manual na mga libro sa panahon ng tax mapping. Walang kahilingan na ipakita ang iyong mga nai-print na aklat – kailangan mo lamang ihain ang mga ito 15 araw pagkatapos ng taon.
4. Maaari bang humiling ng karagdagang oras para sa pagsumite ng Loose-leaf Books?
Oo, magpadala lamang ng liham sa iyong RDO na humihiling ng extension. Karaniwan, nagbibigay ang BIR ng 30-araw na extension sa oras ng kahilingan, ngunit maaaring magkaiba ito sa bawat sangay.
5. Maaari ba akong mag-stapler na lamang sa aking mga aklat sa halip na hardbind ang mga ito?
Hindi, walang shortcuts dito. Dapat na hardbound ang mga aklat – walang paper clips, folders, o staplers na pinapayagan. Sa ganitong paraan, nananatiling buo ang iyong mga rekord sa loob ng sampung taon, tulad ng ipinag-uutos ng BIR na ligtas na itinatago sa iyong pangunahing lugar.
