Paano Mag-Outsource ng Accounting?

Lahat ng mga negosyo, anuman ang kalikasan, ay mangangailangan ng isang tao na nakakaalam ng accounting o makakaya ang tungkulin ng accounting.

Kaya’t mahalaga para sa bawat may-ari ng negosyo na isaalang-alang ang tungkuling ito dahil ito ang nagbibigay ng mga numero at impormasyon na kailangan ng mga tagapagpasya upang matulungan ang kanilang mga kumpanya na maabot ang kanilang mga layunin. Karagdagan pa, ito rin ang tumutulong sa anumang negosyo na sumunod sa mga buwis, batas, patakaran, at regulasyon na itinakda ng anumang regulatory body, maging ito man ay ang gobyerno o anumang international standard-setting body.

Gayunpaman, hindi lahat ay may kakayahang mag-hire ng full-time na accounting personnel. Higit pa rito, madalas na umaasa ang ilang mga negosyo sa karanasan at kahusayan ng mga taong pamilyar na sa mga pasikot-sikot kung paano gumawa ng accounting at mga kaugnay na bagay. Sa artikulong ito, tatalakayin namin kung paano mag-outsource ng accounting at gabayan ka upang makakuha ng pinakamalaking pakinabang mula sa mga accounting firm na nag-aalok ng mga ganitong serbisyo.

Ano ang mga Accounting Firms?

Ang mga accounting firm ay mga entidad na binubuo ng mga accountant na nagbibigay ng outsourced accounting services ng iba’t ibang uri. Sa Pilipinas, ang mga accounting firm ay alinman sa mga sole proprietorship o general professional partnerships. Hindi pinapayagan ang mga korporasyon sa Pilipinas na mag-alok ng mga audit at assurance ng mga financial statement; gayunpaman, maaari silang mag-alok ng iba pang mga serbisyo sa accounting.

Ang layunin ng isang accounting firm para sa kanyang mga kliyente ay depende sa uri ng engagement. Sa pangkalahatan, tinitiyak ng mga accounting firm na ang mga transaksyon sa pananalapi ay naaayon sa oras at tama, ang mga buwis at mga kinakailangan ng gobyerno ay maayos na nasusunod, at tinutulungan nila ang mga negosyo sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga financial statement na mahalaga para sa paggawa ng mga desisyon sa negosyo.

Ano ang mga Serbisyong Inaalok ng mga Accounting Firms?

Ang mga sumusunod ay ang mga magagamit na serbisyo na popular na maaaring makuha mula sa mga accounting firm:

1. Bookkeeping

Ito ay ang proseso ng pagre-record ng mga financial transaction ng isang negosyo sa isang regular, araw-araw na batayan upang ang kumpanya ay makapag-produce ng Financial Statements, na magagamit ng management o external users para sa paggawa ng mga desisyon sa negosyo.

Ang bookkeeping ay nangangailangan ng paggamit ng alinman sa Manual Books of Accounts na ibinigay ng BIR (na magsusulat nang kamay) o isang electronic accounting system.

2. Payroll

Ito ay ang proseso ng pag-compute ng mga sahod ng isang negosyo. Kasama sa prosesong ito ang timekeeping, pag-compute ng withholding taxes at mga contribution sa gobyerno, at ang paghahanda at pag-file ng mga buwis sa payroll.

Ang nagpapahirap sa task na ito ay ang pag-compute ng mga contribution at buwis, pagre-remittance ng mga bayad sa utang sa mga ahensya ng gobyerno, at pagsusumite ng taunang at quarterly na listahan.

3. Taxation

Ito ay ang proseso ng pag-file ng tax returns at pagsusumite ng mga item na kinakailangan ng Bureau of Internal Revenue o iba pang regulatory body. Kasama rin sa tungkuling ito ang advisory kung paano iwasan ang mga buwis (siyempre, legally!) at kung paano tumugon sa anumang assessments na inisyu ng BIR.

Ang task na ito ay nangangailangan ng effort dahil ang taxation sa Pilipinas ay napaka-komplikado. Ang World Bank, sa kanyang 2020 report para sa Pilipinas, ay nag-rank sa bansa sa 95th out of 190 countries sa kasiguruhan ng paggawa ng negosyo at pagbabayad ng buwis. Sa dami ng mga paraan para mag-file ng buwis, iba’t ibang uri ng buwis, at iba’t ibang mga deadline, magiging malaking gawain ito para sa hindi accountant na sumunod at tandaan ang lahat na may kinalaman sa buwis.

4. Statutory Compliance

Ito ay ang proseso ng pagsusumite ng mga kinakailangan sa mga ahensya ng gobyerno tulad ng Local Government Units, ang Department of Trade and Industry, ang Securities and Exchange Commission, at anumang iba pang regulatory body na nagre-regulate sa uri ng negosyo (halimbawa, ang mga negosyo na nasa agricultural products ay maaaring may mga kinakailangan na compliance sa Department of Agriculture).

Ayonsa World Bank 2020 report sa Pilipinas, ito ay kumukuha ng average na 33 araw para makapag-register ng isang negosyo sa Pilipinas. Isipin mo kung gaano karami pang oras ang kakailanganin kung hindi accountant ang gagawa ng task na ito?

5. Audit and Assurance

Kinakailangan ng Securities and Exchange Commission at ng Bureau of Internal Revenue ang Audited Financial Statements, na mga financial statement na dumaan at sumailalim sa masusing proseso ng pag-audit. Tanging mga Certified Public Accountant na akreditado ng Board of Accountancy ang maaaring mag-isyu ng opinion para ma-consider ang isang financial statement bilang isang Audited Financial Statement (AFS). Bukod dito, maaaring inaalok ang iba pang mga function ng audit sa ilalim ng serbisyong ito, tulad ng Operational Audit, Compliance Audit, at IT Audit.

Sa madaling salita, nagbibigay ng kumpiyansa ang serbisyong ito sa mga external users na ang lahat ng inilalantad ng management sa kanyang mga ulat at proseso ay naipakita nang patas nang walang anumang material misstatement.

6. Management Advisory

Inaalok ang serbisyong ito upang magbigay ng advisory at consultation sa mga lugar na may kinalaman sa pinansyal na aspeto ng negosyo, tulad ng ngunit hindi limitado sa finance, budgeting, tax planning, business planning, at future valuations at projections. Anumang concern na nangangailangan ng mga desisyon sa pamamahala ay makikinabang mula sa serbisyong ito.

Bakit Kailangang Mag-Outsource ng Accounting?

Maraming dahilan kung bakit pinipili ng mga negosyo na i-outsource ang kanilang accounting. Narito ang ilan sa mga karaniwang dahilan:

1. Magastos ang Pagpapanatili ng Sariling Departamento ng Accounting

Lalo na ito totoo para sa mga startups at maliliit na negosyo. Halimbawa, ang gastos sa pagpapanatili ng isang staff para sa accounting ay maaaring magkakahalaga ng mga ₱20,000 kada buwan (na kasama na ang mga sahod, mga allowance, bahagi ng employer sa mga kontribusyon sa gobyerno, atbp.). Kumpara mo ito sa presyong saklaw ng ₱5,000 hanggang ₱15,000 para sa isang kontrata sa outsourced accounting.

Nakakapag-alok ang mga accounting firm ng ganitong mababang presyo dahil ang mga accountant na nagtatrabaho para sa kanila ay kadalasan nagsisilbi sa higit sa isang kliyente, isinasaalang-alang ang workload at kumplikasyon ng mga nasabing kliyente.

2. Kakaunti ang Expertise ng Karamihan sa Maliliit na Negosyo sa Mga Bagay na May Kinalaman sa Accounting

Sabihin nating ang may-ari ng isang maliit na negosyo ay may kaalaman sa negosyo ngunit kulang sa expertise para ihanda at sumunod sa lahat ng kinakailangan sa accounting. Kahit na mag-hire siya ng accounting staff, malamang na kaunti o wala silang kaalaman sa mga kumplikasyon ng lahat ng kinakailangan para sa tungkulin ng accounting. Gayundin, hindi niya kayang bayaran ang sahod ng isang taong may expertise bilang isang full-time na empleyado.

3. Mas Kaunting Commitment

Mas pinipili ng mga negosyo ang pag-hire ng accounting firms dahil maaari silang maging flexible sa kanilang mga kontrata, at hindi sila kailangang mag-commit nang pangmatagalan.

Maaaring mag-alok ang mga accounting firm ng kanilang mga termino sa isang renewable na kontrata taun-taon, na nagbibigay-daan sa kumpanya na magdesisyon kung itutuloy ba o hindi ang negosyo. Hindi katulad ng pag-hire ng full-time na tauhan para sa iyong departamento ng accounting, kung saan pagkatapos ng isang 6-buwang probasyonaryong panahon, kailangan mo silang panatilihin ng permanente hanggang sa panahon na mag-resign sila sa kanilang puwesto o sa ibang kadahilanan. Kadalasan, ang mga pagwawakas ay maaaring magresulta sa magastos na separation pay.

Paano Pumili ng Accounting Firm?

Maraming pagpipilian kapag pumipili ng accounting firm. Siyempre, sa lahat ng kasunduan, ang kliyente at ang firm ay dapat lumikha ng kontrata sa pagitan nila. Sa mga ito, ang maikling background research sa firm ay maaaring magbunyag ng magandang impormasyon tungkol sa kanila. Ang sumusunod ay dapat isaalang-alang kapag pumipili ng accounting firm:

1. Expertise

Dapat isaalang-alang ng mga kliyente ang expertise ng mga taong nagpapatakbo ng firm. Bukod sa educational background ng mga tao sa likod ng firm, ang kanilang mga nakaraan at kasalukuyang karanasan sa trabaho ay maaaring mahalaga kapag isinasaalang-alang ang kanilang mga serbisyo. Iba-iba ang kalikasan ng mga negosyo, kaya mas mainam kung ang isang espesyalista sa isang tiyak na larangan ang pipiliin.

2. Track Record

Dapat isaalang-alang ng mga kliyente ang haba ng serbisyo ng bawat isa sa mga accounting firm na ito. Bilang pangkalahatang tuntunin, mas mahaba ang panahon na sila ay nasa serbisyo, mas maganda ang kanilang reputasyon, bagama’t magkakaroon ng ilang pagbubukod.

Gayundin, tingnan ang mga review ng kliyente. Sa ngayon, walang mga website na nagtitipon ng mga review mula sa mga kliyente, kaya ang pinakamagandang gawin para dito ay magtanong sa social media. Ang isang tip ay pumunta sa mga Accounting Help groups o forums (halimbawa, Tax Help in the Philippines o ang BIR Tax Updates, Tax Problems, & Business Concerns Facebook groups) at humingi ng mga opinyon. Karamihan sa mga tao rito ay nag-aalok din ng accounting services, kaya makakakuha ka rin ng mga alok.

3. Pricing

Dapat isaalang-alang ng mga kliyente ang presyo ng mga iniaalok na serbisyo. Ang dahilan kung bakit ina-outsource ng mga negosyo ang accounting ay para makatipid sa gastos. Tandaan na mayroong direktang ugnayan sa pagitan ng mga item 1-2 at item 3, ibig sabihin, mas mataas ang expertise at track record, mas malaki ang presyong inaasahang sisingilin nila.

Nangungunang Accounting Firms sa Pilipinas

Ang mga nangungunang Accounting Firms sa industriya sa Pilipinas ay kadalasang mga kaanib ng pinakamalalaking accounting firms sa Estados Unidos.

Kilala bilang Big Four, ang mga firm na ito ay kasalukuyang naglilingkod sa 80% ng lahat ng public companies sa U.S. Kabilang dito ang Deloitte, Ernst & Young (EY), PricewaterhouseCoopers (PwC), at Klynveld Peat Marwick Goerdeler (KPMG). Karamihan sa mga ito ay may kaakibat na local firms, na siya namang naglilingkod sa mga nangungunang kumpanya sa Pilipinas. Ngunit, tumatanggap din sila ng engagements mula sa maliliit na negosyo, kaya walang dahilan para matakot. Nagpapanatili rin sila ng mga satellite offices sa buong bansa para hindi mapag-iwanan ang mga regional clients.

Narito ang listahan ng top 5 accounting firms sa Pilipinas batay sa mga sumusunod na pamantayan:

• Expertise, track record, at pricing
• Mga kliyenteng inaalok
• Mga Serbisyong Inaalok
• Global Affiliation

Top 5 Accounting Firms sa Pilipinas:

1. Sycip, Gorrez, Velayo & Co. (SGV) (Partner Firm ng EY)

• Itinatag noong 1946
• Major Services: Assurance, Tax, Consulting, Strategy and Transactions
• Contact information: info@sgv.ph | (632) 8891-0307
• Website: https://www.sgv.ph
• Overview: Ang SGV ay nangungunang accounting firm sa Pilipinas mula pa noong ito ay maitatag. Naglilingkod ito sa halos kalahati ng top 1000 corporations sa Pilipinas. Ang firm ay dalubhasa sa Assurance, na ang service line na ito ay ISO 9001-certified mula pa noong 1996. Taon-taon, karamihan sa mga topnotchers ng Certified Public Accountant Licensure Examinations ay nire-recruit ng SGV. Ito ang nagresulta sa kanilang malakas at kwalipikadong mga lider, na karamihan ay homegrown. Madali itong nasa #1 sa listahan dahil malaki ang lamang nito sa ibang firms kahit na ang partner firm nito ay hindi ang global leader. Sa katunayan, sa lahat ng firms sa ranking na ito, tanging SGV lamang ang nagpapanatili ng branding batay sa local firm at hindi sa global firm, isang patunay sa lakas ng local brand.

2. PwC Philippines – Isla Lipana & Co. (Partner Firm ng PwC Global)

• Itinatag noong 1922
• Major Services: Client Accounting Services, Assurance, Tax, Consulting, Deals, at Corporate Finance
• Contact Information: PwC Contact Form | (632) 8845-2728
• Website: https://www.pwc.com/ph/en/
• Overview: Ang partner firm ng PwC sa Pilipinas, ang Isla Lipana & Co., ay ang pinakamatandang professional services firm sa bansa, na ang ugat ay maaaring masubaybayan hanggang noong 1922. Ito rin ay may isa sa pinakamatagal na aktibong partnership sa isang global firm mula pa noong 1958. Sa usapin ng karanasan, hindi na kailangan pang tumingin sa iba. Ang PwC Philippines ay naglilingkod sa humigit-kumulang 15% ng top 1000 corporations sa Pilipinas, na sapat para sa 2nd spot.

3. KPMG Philippines – R.G. Manabat & Co. (Partner Firm ng KPMG Global)

• Itinatag noong 2007
• Major Services: Audit & Assurance, Tax, Advisory
• Contact Information: KPMG Contact Form | (632) 8885-7000
• Website: https://kpmg.com/ph/en/home.html
• Overview: Bagama’t medyo bago pa, ang KPMG Philippines ay mabilis na nakilala bilang isang household name sa Pilipinas. Ang KPMG Philippines ay kinilala ng International Tax Review bilang Tier 1 Tax Practice at Tier 1 Transfer Pricing Practice sa Pilipinas. Sila ay nasa unang pwesto para sa overall quality para sa global financial services consulting. Ang KPMG Philippines ay nasa ikatlong pwesto para sa mga accounting firms na naglilingkod sa top 1000 corporations sa Pilipinas, na nasa 10%.

4. Grant Thornton Philippines – Punongbayan & Arraulo (Partner Firm ng Grant Thornton Global)

• Itinatag noong 1988
• Major Services: Audit & Assurance, Tax Advisory and Compliance, Outsourcing and Managed Services
• Contact Information: GT RFP Online Form | 09190963486 / 09171895643
• Website: https://www.grantthornton.com.ph/
• Overview: Bagama’t ang kanilang global partner firm na Grant Thornton ay hindi kabilang sa Big Four, ang local firm na Punongbayan & Arraulo ay higit pa rito sa pamamagitan ng pagiging isang kilalang pangalan sa mundo ng professional services, hindi lamang sa Pilipinas. Naglilingkod sila sa 5% ng top 1000 corporations sa Pilipinas, na isang magandang tagumpay para sa anumang firm, kahit na kaanib ito sa labas ng Big Four. Ang kanilang lokal na posisyon ang nagdala sa kanila sa #4 na pwesto (na mas mataas kaysa sa isang firm na may global partner).

5. Deloitte Philippines – Navarro Amper & Co. (Partner Firm ng Deloitte Global)

• Itinatag noong 1997
• Major Services: Audit & Assurance, Consulting, Financial Advisory, Legal, Risk Advisory, Tax
• Contact Information: Deloitte PH Contact Form | (632) 8581-9000
• Website: https://www2.deloitte.com/ph/en.html
• Overview: Ang local partner firm ng worldwide leader na Deloitte Global, ang Deloitte Philippines ay nag-ooperate din ng may parehong professionalism at expertise na inaalok sa international level na may local touch. Gayunpaman, sila ay nasa huling pwesto sa aking listahan dahil hindi sila nakapasok sa top 5 accounting firms na nag-audit ng top 1,000 corporations sa Pilipinas, ngunit ang Deloitte Philippines ay nananatili pa rin sa top 5 dahil sa kanilang expertise at global reach.

Iba Pang Opsyon Para sa Accounting Firms

Ang mga opsyong nakalista ay pangunahing naglilingkod sa malalaking korporasyon, ngunit tulad ng aking nabanggit, sila rin ay nagsisilbi sa maliliit at katamtaman ang laking mga negosyo. Siyempre, ang mga accounting firm sa ganitong antas ay nagpapanatili ng mataas na antas ng propesyonalismo at pormalidad, na maaaring nakakaintimidate para sa ilang maliliit na negosyo na ang pangunahing layunin ay maayos ang mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatakbo ng negosyo nang hindi dumadaan sa maraming pormalidad. Sa bagay na ito, maraming iba pang accounting firms bukod sa nasa top 5 list. Suriin ang inyong lokal na listahan para sa maliliit na accounting firms na naglilingkod sa inyong lugar, o maaari ninyong subukang tignan ang isang online directory tulad ng Yellow Pages at hanapin sila. Siyempre, palaging tasahin ang accounting firm batay sa pricing, expertise, at track record.

Mga Madalas Itanong

1. Makakasulong ba ang isang maliit na negosyo nang walang employed na accountant?

Oo, ngunit magiging mahirap ito. Ang lahat ng rehistradong negosyo ay kinakailangang magpanatili ng books of account at mag-file ng mga buwis, at hindi lahat ng may-ari ng negosyo ay marunong gumawa ng mga bagay na ito. Isang opsyon para sa may-ari ng negosyo ay ang mag-enroll sa mga kurso at training, ngunit siyempre, ito ay magiging pamumuhunan sa oras, pera, at pagsisikap, at maaaring mas cost-efficient para sa may-ari ng negosyo na lamang na mag-hire ng isang accountant o accounting firm upang gawin ang lahat ng accounting functions ng kanyang mga negosyo.

2. Pwede ko bang i-hire ang iba’t ibang accounting firms para sa iba’t ibang layunin?

Oo! Kung ikaw ay mag-hire ng accounting firm para magbigay ng Audit and Assurance services, ipinagbabawal sa kanila na mag-alok ng iba pang serbisyo para sa iyo dahil ito ay magiging klasikong halimbawa ng conflict of interest. Ito ang dahilan kung bakit maraming negosyo na nag-hire ng accounting firms para gawin ang kanilang bookkeeping o mga buwis ay kumukuha ng ibang accounting firm bilang kanilang auditor upang magbigay ng assurance services, pangunahin na para sa kanilang Annual Financial Statements.

3. Ako ay isang accountant. Paano ako makakapagsimula ng sarili kong accounting firm?

Una, kailangan mong maging dalubhasa sa serbisyong nais mong ihandog. Siyempre, ang expertise ay matatamo sa pamamagitan ng karanasan sa pagtatrabaho sa iba’t ibang larangan. Kaya naman, inirerekomenda ko lamang sa mga accountant na nagtrabaho na sa iba’t ibang kumpanya at iba’t ibang larangan na magsimula ng accounting firm. Gayunpaman, kung ikaw ay nagtrabaho na dati sa isang accounting firm, ang iyong karanasan ay magiging napakaangkop kung plano mong magsimula ng iyong sariling firm dahil pamilyar ka na sa mga pasikot-sikot ng negosyo.