Paano Gawin ang Basic Bookkeeping?

Nakakaramdam ka ba na ang accounting ay isang napakahirap na prosesong matutunan? Huwag mag-alala, marami mang kumplikadong accounting principles, maaari mo pa ring matutunan ang mga basic accounting concepts na kailangan mo para makatulong sa iyong negosyo.

Kung mayroon kang maliit na negosyo na may simpleng mga transaksyon, maaari kang matutong magtala sa mga books of accounts at hindi kinakailangang kumuha ng full-time accountant hanggang sa lumaki pa ang iyong negosyo. Maaari mo ring kalkulahin kung kumikita ba ang iyong negosyo at kung tama ba ang binabayad mong buwis sa BIR.

Ano ang Isang Account?

Simulan natin sa pinakasimpleng depinisyon. Ang isang account ay isang simpleng representasyon ng mga nangyayari sa iyong negosyo. Ang mga kinakailangang BIR books ay naglalaman ng iba’t ibang accounts na dapat kumakatawan sa mga sumusunod:

1. Mga bagay na pagmamay-ari mo (tulad ng cash at iba pang properties) na kilala bilang Assets
2. Mga utang mo sa iba (tulad ng iyong accounts payable) na kilala bilang Liabilities
3. Ang netong kondisyon ng iyong negosyo (pagkatapos ibawas ang iyong mga utang mula sa iyong mga assets) na kilala bilang iyong Owner’s Equity o Capital

Maaari nating uriin ang iba’t ibang accounts sa tatlong pangunahing kategorya: Assets, Liabilities, at Capital.

Mahalagang malaman ang pag-uuri ng iyong mga accounts upang maayos mong maitala ang mga ito sa BIR books of accounts. Dapat mo ring malaman kung paano magkaugnay ang mga accounts na ito at kung paano sila lumalaki at lumiliit.

Mahalagang Equation sa Accounting

Ang pinakamahalagang equation na dapat tandaan sa business accounting ay sumasalamin sa balanse ng mga nabanggit na uri ng accounts.

Narito ang simpleng equation:

Assets minus Liabilities equals your remaining Capital

Assets – Liabilities = Capital o

Assets = Liabilities + Capital

Natural Side ng mga Accounts

Batay sa equation sa itaas, mahalaga na tandaan na bawat uri ng account ay may natural side.

Ang Assets ay nasa kaliwang panig ng equation o tinatawag na Debit. Ang Liabilities at Capital ay nasa kanang panig ng equation o tinatawag na Credit.

Paano Lumalaki o Lumiliit ang mga Accounts?

Ang mga accounts ay lumalaki kapag inilalagay mo sila sa kanilang natural side at lumiliit kapag inilalagay sa kabaligtaran panig. Kaya, ang Assets ay lumalaki kapag inilalagay sa Debit. Ang Liabilities at Capital ay lumalaki kapag inilalagay sa Credit. Ang kabaligtaran naman ang nangyayari kapag inilalagay sila sa kabaligtaran panig.

Tungkol sa Kita at Gastusin

Ang pinakamadaling paraan upang maunawaan kung paano gumagana ang mga income at expense accounts ay iugnay ang mga ito sa Capital. Tandaan na ang iyong capital ay sumisimbolo sa iyong pag-aari sa negosyo.

Kapag tumaas ang iyong kita, tumaas din ang iyong capital. Mayroon silang direktang relasyon. Kaya, ang kita ay tumataas kapag inilalagay sa Credit.

Samantala, kapag tumaas ang iyong gastusin, ang iyong capital ay karaniwang bumababa. Mayroon silang inversong relasyon. Kaya, ang gastusin ay bumababa kapag inilalagay sa Credit.

Mga Account na Lumalaki sa Ilalim ng Debit

• Assets
• Expenses

Mga Account na Lumalaki sa Ilalim ng Credit

• Liabilities
• Capital
• Income

Bawat negosyo ay dapat mayroong Chart of Accounts na naglilista ng lahat ng pangalan at numero ng account na ginagamit nila sa kanilang mga libro.

Ngayong alam mo na ang mga pinakabasic na konsepto, maaari na nating talakayin ang proseso ng bookkeeping. Ito ay kilala rin bilang accounting process o accounting cycle. Ang end product nito ay ang financial statements ng kumpanya.

Mga Financial Statements

Ang mga basic financial statements ay sumasalamin sa kondisyon ng iyong negosyo. Ipinapakita nito kung kailan ka nagkakaroon ng assets, liabilities, o capital. Sinasabi rin nito kung kumita ka ba ng income para sa isang partikular na panahon.

Balance Sheet

Ipinapakita nito ang kondisyon ng iyong negosyo sa isang tiyak na punto ng oras, halimbawa, sa katapusan ng taon (December 31, 2021). Ililista nito ang iyong negosyo assets, liabilities, at capital kasama ang kaukulang mga halaga.

Ito rin ang dahilan kung bakit ang mga sumusunod na accounts ay tinatawag na Balance Sheet (real) accounts:

• Assets
• Less: Liabilities
• Capital

Sila ay tinatawag na real accounts dahil sa kanilang permanenteng kalikasan. Hindi sila isinasara tulad ng nominal accounts na kasama sa Income Statement.

Income Statement

Ang iyong income statement ay nagpapakita ng kabuuang income at kaukulang expenses na naranasan ng iyong negosyo sa loob ng isang tiyak na panahon, halimbawa, para sa unang quarter ng taon.

Ang mga sumusunod ay kilala bilang Income Statement (nominal) accounts:

• Income
• Less: Expenses
• Net Income(Loss)

Sila ay nominal dahil pansamantala lamang sila. Pagkatapos mong makuha ang net income para sa panahon, ang kanilang net effect ay magpapataas o magpapababa sa iyong capital balance.

Cash Flow Statement

Ang iyong cash flow ay nagpapakita ng simula at pagtatapos na balanse ng iyong cash account. Ipinapakita rin nito ang iyong cash inflows at outflows para sa isang partikular na panahon.

• Cash Balance, beginning
• Add: Cash Inflows
• Less: Cash Outflows
• Cash Balance, end

Ang Accounting Cycle

1. Pag-rerecord ng Mga Transaksyon ng Negosyo sa Mga Journal

Ito ang unang pagkakataon na ire-record ang iyong mga transaksyon ng negosyo sa iyong mga books of accounts. Una mong ire-record ito sa General Journal at/o iba pang Special Journals.

Para irecord ang transaksyon, kailangan mong malaman kung aling mga accounts ang apektado at kung magkano. Kailangan mo rin malaman kung tumaas o bumaba ang mga accounts.

Isang halimbawa ng journal entry ay kapag bumili ka ng equipment para sa iyong negosyo:

Sa halimbawang ito, dinebit mo ang office equipment dahil tumaas ang iyong equipment. Kinredit mo ang cash dahil ginamit mo ang iyong pera para bumili ng equipment. Ang pagbaba ng cash ay nireflect sa ilalim ng credit.

2. Pagpo-post sa General Ledger

Matapos irecord sa Journal, kailangan mong buodin ang iyong mga entries sa pamamagitan ng paglalagay nito sa General Ledger. Bawat account ay may sariling ledger tulad ng Cash, Equipment, Accounts Payable, at Capital. Ang Income at Expenses ay may sariling mga ledger din. Ang General Ledger ay nagpapakita kung paano tumaas o bumaba ang tiyak na account at nagpapakita ng balanse ng sinasabing account matapos ma-post lahat ng mga transaksyon.

3. Paghahanda ng Trial Balance

Matapos buodin ang balanse ng bawat account sa katapusan ng isang accounting period, ang lahat ng mga balanse na ito ay kukunin para lumikha ng Trial Balance. Dito mo ililista ang lahat ng mga ending balances ng iyong mga accounts.

4. Paghahanda ng Adjusting Entries

Kapag may mga errors o tiyak na mga revision na kailangan gawin, dapat kang maghanda ng mga kaukulang adjusting entries para sa mga ito. Ang mga ito ay journal entries para sa mga apektadong accounts.

Isang halimbawa ng adjusting entry ay para kilalanin ang parte ng iyong office supplies na ginamit na. Kreditin ang prepaid part ng iyong office supplies at idebit ito sa isang expense account para kilalanin na nabawasan na ang iyong supplies.

5. Paghahanda ng Financial Statements

Kapag nai-adjust na nang maayos ang lahat ng mga balanse, maaari na sa wakas maghanda ng financial statements.

6. Pagsasara ng Books of Accounts

Dapat gawin ang mga closing entries sa katapusan ng accounting period upang ilipat ang net effect ng mga income at expense accounts sa capital ng kumpanya. Kaya, lahat ng mga income at expense accounts ay dapat isara sa pamamagitan ng paggawa ng journal entry sa mga books. Para gumawa ng kailangang journal entry, ipost ang income at expense accounts sa kanilang reverse side (idebit ang income at icredit ang mga expense accounts). Gamitin ang pansamantalang account na tinatawag na Income at Expense Summary o direktang ilipat ang net balance sa iyong Capital account.