Paano Mag-Apostille ng isang Dokumento sa Pilipinas?

Bukod sa pagproseso ng mga pasaporte ng Pilipinas, ang Kagawaran ng Ugnayang Panlabas (Department of Foreign Affairs, DFA) ay may tungkulin din na magpatotoo sa mga dokumento.

Kilala ito bilang “red ribbon” authentication, kung saan ang proseso ay nagsasangkot ng paglalagay ng mga pulang satin ribbons sa mga pampublikong dokumento na gagamitin sa ibang bansa.

Simula noong Hunyo 17, 2019, opisyal nang itinigil ng DFA ang pagbibigay ng mga “red ribbons,” na pinalitan ng mga Apostille certificates kasunod ng pagsapi ng Pilipinas sa Apostille Convention.

Ano nga ba ang isang Apostille certificate, at paano ito naiiba sa mga “red ribbon” certificates na pamilyar sa ating lahat?

Sa gabay na ito, tatalakayin natin ang lahat tungkol sa bagong prosesong ito ng pagpapatotoo at kung paano ito nagpapadali sa pagproseso ng mga dokumento na gagamitin sa ibang bansa.

Ano ang Apostille?

Ang Apostille ay isang sertipiko na nagpapatunay sa katotohanan ng lagda ng pampublikong opisyal sa isang dokumento na gagamitin sa ibang bansa. Ito ay patunay na ang tao o institusyon na naglabas ng dokumento ay kilala ng pamahalaan ng bansang pinagmulan nito, na ang naglabas nito ay may awtoridad na gawin ito, at na ang dokumento ay tunay.

Bakit Kailangan Mong Ipatotoo ang Isang Dokumento?

Halimbawa, mayroon kang isang birth certificate mula sa PSA.

Ang mga birth certificate sa Pilipinas at ang mga inisyu ng ibang bansa ay hindi magkakamukha. Hindi rin sila pinoproseso sa parehong paraan.

Paano tatanggapin ng isang banyagang bansa ang isang dokumento (sa kasong ito, isang birth certificate) mula sa isang ganap na ibang bansa na may iba’t ibang batas at kultura?

Dito pumapasok ang authentication.

Simula noong 1963 Vienna Convention on Consular Relations, sinunod ng mga embahada o konsulado sa buong mundo ang parehong proseso ng authentication upang tiyakin na ang isang dokumento na na-proseso sa isang partikular na bansa ay mananatiling may bisa sa ibang bansa.

Dahil dito, ang layunin ng pagpapatotoo sa iyong mga dokumento ng DFA ay upang matiyak sa mga embahada o konsulado sa ibang bansa na ang mga dokumentong ito ay mabusising nasuri, nai-examine, at nasubok sa isang napagkasunduang proseso ng authentication.

Sa ibang salita, ang authentication ng DFA ay nagbibigay ng garantiya sa mga banyagang embahada na anuman ang dokumentong iyong isinumite ay hindi peke at inilabas ng isang kinikilalang ahensya ng pamahalaan ng Pilipinas.

DFA “Red Ribbon” Kumpara sa Apostille Certificate: Ano ang Kaibahan?

Naging pamilyar ang mga Pilipino sa mga “red ribbons” na tuwing hinihiling ng kanilang mga dayuhang employer na ipatotoo ang ilang mga dokumento, kaagad nilang iniuugnay ang prosedyur na ito sa “red ribbons.”

Subalit, simula noong Hunyo 17, 2019, itinigil na ng DFA ang pagbibigay ng mga “red ribbon” certificates para sa pagpapatotoo ng mga pampublikong dokumento na gagamitin sa ibang bansa.

Ang mga “red ribbons” ay pinalitan ng mga Apostille certificates. Inilunsad ang bagong prosedyur na ito upang mapabilis ang proseso ng authentication.

Narito ang buod ng kaibahan ng dalawang dokumento:

Noong Setyembre 12, 2018, opisyal na sumapi ang Pilipinas sa Apostille Convention sa The Hague, Netherlands.

Ang Apostille Convention ay isang pandaigdigang kasunduan kung saan lahat ng mga bansang signatory ay sumasang-ayon na tinatanggap ng isa pang bansang signatory ang mga dokumentong inisyu ng isa pang bansang signatory nang hindi na dadaan sa karagdagang consular authentication.

Ngayon, ito ang nagpapakita ng kaibahan ng Apostille certificate sa tinigil na mga “red ribbon” certificates.

Sa lumang sistema (tingnan ang larawan sa ibaba), hindi mo magagamit ang isang dokumentong inisyu ng Pilipinas sa ibang bansa maliban na lamang kung ito’y na-authenticate ng DFA at saka legalized ng Foreign Embassy na may hurisdiksyon sa bansa kung saan gagamitin ang dokumento.

Sa kabilang banda, ang Apostille certificate ay nagpapahintulot sa mga Pilipino na gamitin ang kanilang mga na-authenticate na dokumento sa anumang bansang kasapi sa Apostille nang hindi na dadaan sa iba pang consular authentication o legalization procedure.

Sa ibang salita, kailangan mo lamang pumunta sa DFA upang ipatotoo ang iyong mga dokumento. Wala nang pangangailangan na pumunta sa Consular Office ng bansang patutunguhan mo, ginagawang mas madali, mas mabilis, at mas mura ang buong proseso.

Aling Mga Bansa ang Tumatanggap ng Apostille Certificate para sa mga Authenticated Documents?

Tulad ng nabanggit, ang isang Apostille certificate na inisyu ng DFA sa Pilipinas ay tinatanggap lamang ng ibang mga bansa na kasapi rin sa Apostille Convention.

Mangyaring tingnan ang link na ito o tingnan ang larawan sa ibaba para sa kumpletong listahan ng mga bansang kasapi sa Apostille.

Ang mga Apostille certificates ay HINDI tinatanggap sa Austria, Germany, Greece, at Finland.

Listahan ng mga Dokumentong Maaaring Ipatotoo at Makakuha ng Apostille Certificate

Lahat ng dokumentong inilabas ng mga lokal na yunit ng pamahalaan, mga ahensya ng gobyerno, mga hukumang hudisyal, mga pampublikong paaralan, at mga state universities na sakop ng DFA authentication ay maaaring mabigyan ng Apostille.

Kung isang pribadong entidad ang naglabas ng dokumento, kailangan itong mapanotaryo muna at pagkatapos ay mabigyan ng Certificate of Authority for Notarial Act (CANA) ng Regional Trial Court na nangangasiwa bago ito maaaring ma-apostille.

Nag-aalok ang Department of Foreign Affairs (DFA) ng mga serbisyo ng authentication para sa mga sumusunod na dokumento:

1. Transcript of Records (TOR) at Diploma (Para sa State Colleges at Universities)
   • Dalhin lamang ang Certified True Copies mula sa paaralan.
   • Ang mga dokumento ay dapat may Certification, Authentication, at Verification (CAV) mula sa paaralan at nilagdaan ng school/university registrar at/o ng awtorisadong signatory ng paaralan.
2. Transcript of Records (TOR) at Diploma (Pribadong Paaralan at Lokal na Universities at Colleges)
   • Dalhin lamang ang Certified True Copies mula sa paaralan.
   • Ang mga dokumento ay dapat may Certification, Authentication, at Verification (CAV) mula sa Commission on Higher Education (CHED) kung saan matatagpuan ang paaralan.
3. Transcript of Records (TOR) at Diploma/National Certificate (Technical o Vocational Courses)
   • Dalhin lamang ang Certified True Copies mula sa paaralan.
   • Ang mga dokumento ay dapat may Certification, Authentication, at Verification (CAV) mula sa Technical Education and Skills Development Authority (TESDA) kung saan matatagpuan ang paaralan.
4. Form 137 at Diploma (High School at Elementary Level)
   • Dalhin lamang ang Certified True Copies mula sa paaralan.
   • Ang mga dokumento ay dapat may Certification, Authentication, at Verification (CAV) mula sa Dep-Ed Regional Office kung saan matatagpuan ang paaralan.
5. Medical Certificate/AIDS-Free Certificate
   • Kung para sa trabaho, kinakailangan ng DOH stamp bawat dokumento.
   • Kung ang dokumento ay gagamitin para sa ibang layunin, kumuha ng Certification na inisyu ng DOH na may kalakip na Medical Certificate.
6. Civil Aviation Authority of the Philippines (CAAP) Issued Licenses: Dapat ay certified/authenticated ng CAAP.
7. Driver’s License: Certification mula sa Land Transportation Office (LTO) main branch.
8. Professional Licenses/Board Certificates/Board Ratings/Certifications at Iba Pang PRC Documents: Dapat ay Original.
9. Certificate of Employment/Invitation Letter/Training/Seminars, Baptismal Certificate, at Iba Pang Dokumento na Inisyu ng isang Pribadong Entidad
   • Isang notarized affidavit na naglalaman ng kinakailangang mga pangyayari at nagpapakita ng certificate/s bilang attachment/s.
   • Kumuha ng Certificate of Authority for a Notarial Act (CANA) na nilagdaan ng Executive Judge/Vice Executive Judge/any office authorized signatories (na inisyu ng Regional Trial Court).
   • Tandaan na ang kopya ng Notarial Commission ay hindi pareho sa Certificate of Authority for a Notarial Act (CANA).
10. Special Power of Attorney (SPA)/Memorandum of Agreement/Memorandum of Understanding/Anumang Uri ng Kontrata/Affidavit of Consent or Advice/Joint Affidavit/Iba Pang Affidavits: Kumuha ng Certificate of Authority for a Notarial Act (CANA) na nilagdaan ng Executive Judge/Vice Executive Judge/any office authorized signatories (na inisyu ng Regional Trial Court).
11. Court Document/s (Decisions/Resolutions/Orders): Dalhin lamang ang true certified copies ng dokumento/s.
12. Immigration Records: Dapat ay certified/authenticated ng Bureau of Immigration (BI).
13. DSWD Clearance: Ito ay tumutukoy sa travel clearance para sa mga menor de edad na inisyu ng Department of Social Welfare and Development (DSWD). Dalhin lamang ang orihinal na dokumento na inisyu ng DSWD.
14. NBI Clearance/Sundry
    • Hindi tatanggapin ang personal copy ng NBI clearance.
    • Dapat ay orihinal na dokumento na inisyu ng NBI na may dry seal.
    • Ang NBI clearance na ipapatotoo ay dapat na inisyu ng National Bureau of Investigation. Tandaan na ang NBI clearance ngayon ay “multi-purpose,” kaya hindi na inilalabas ang berdeng clearance na may annotation para sa paglalakbay o trabaho sa ibang bansa.
15. Police Clearance/Sundry: Tinatanggap ng DFA ang orihinal na police clearances na inisyu ng Philippine National Police (PNP).
16. Barangay Clearance/Certificate: Mayor’s Clearance o Certification na may hurisdiksyon sa Barangay ng tirahan ng aplikante.
17. Export Document/s: Depende sa uri ng export document na mayroon ka, dapat itong certified/authenticated ng alinman sa mga sumusunod: Department of Health (DOH), Philippine Chamber of Commerce (PCCI), Bureau of Food and Drugs (BFAD), o Department of Agriculture (DA).
18. Business Registration at Iba Pang Dokumento na Inisyu ng isang Ahensya ng Gobyerno (hal., SEC, DTI, BIR, SSS, Municipal Business Permit & Licensing Office, atbp.): Dapat ay Certified True Copy mula sa issuing office.
19. Birth/Marriage/Death Certificate, Certificate of No Marriage Record (CENOMAR, Advisory on Marriage, at/o Negative Records)
    • Dapat ay orihinal na dokumento na inisyu ng National Statistics Office (NSO) o ng Philippine Statistics Authority (PSA).
    • Kung ito ay bagong rehistradong rekord, ang kopya mula sa Local Civil Registrar (LCR) ay dapat na certified ng PSA.
    • Kung ang alinman sa mga entry mula sa PSA/NSO ay hindi malinaw, mangyaring magbigay ng Local Civil Registrar (LCR) kopya ng Birth (Form 1A)/Death (Form 2A)/Marriage (Form 3A) Certificate.

Mga Kinakailangang Dokumento Para Makakuha ng Apostille Certificate sa Pilipinas

Bago pumunta sa opisina ng DFA, siguraduhing mayroon ka na ng mga sumusunod na mga dokumento:

a. Kahit isang balidong ID na inisyu ng gobyerno

Maaari kang magdala ng orihinal at photocopy ng isa sa mga sumusunod:

• Mga digitized na ID na inisyu ng gobyerno na may pirma ng aplikante, maliban sa Pag-IBIG Loyalty Card
• Senior Citizen, PWD, Solo Parent, Voter’s ID/Certification, Passport, Seaman’s Book, Alumni ID
• Digitized Student ID (balido sa panahon ng kanyang pag-aaral hanggang 1 taon matapos ang graduation)

b. Kung kinatawan, magdala ng mga sumusunod:

• Authorization Letter mula sa may-ari
• Photocopy ng ID ng may-ari/aplikante
• Orihinal at photocopy ng ID ng kinatawan
• Kung menor de edad ang may-ari/aplikante, orihinal na Special Power of Attorney (SPA) mula sa mga magulang

c. Mga Dokumento na kailangang i-authenticate (tingnan ang naunang listahan ng mga dokumento)

Magkano ang Bayad para sa Apostille sa Pilipinas?

Ang halaga ng pagpapa-authenticate ng dokumento ay depende kung nais mo bang magpa-expedite o manatili sa regular na proseso. Para sa expedite, maaari mong matanggap ang Apostille pagkatapos ng isa hanggang dalawang araw ng trabaho para sa halagang ₱200 bawat dokumento.

Sa kabilang banda, ang regular na proseso ay tumatagal ng tatlong hanggang limang araw ng trabaho para sa mas murang bayad na ₱100 bawat dokumento (Office of Consular Affairs [OCA], 2023).

Paano Mag-Apostille ng Dokumento sa Pilipinas?

Opsyon 1: Walk-in Application

May mga sangay ng DFA na may walk-in facility na nagpoproseso ng mga kahilingan para sa authentication. Gayunpaman, tandaan na limitado ang mga slot bawat araw depende sa kapasidad ng opisina ng Consular. Mas maaga kang darating, mas malaki ang tsansa mo na ma-accommodate.

Ang Apostille ay magagamit sa mga sumusunod na Authenticating Units ng DFA:

• DFA – OCA (Oceana)
• CO Cagayan De Oro
• CO East (SM Megamall)
• CO Northeast (Ali Mall)
• CO South (Alabang)
• CO West (SM Manila)
• CO La Union
• CO Iloilo
• CO Cebu

Maaari ka lamang mag-avail ng walk-in facility kung ikaw ang may-ari ng dokumento (halimbawa, ang dokumentong ipa-Apostille ay nasa ilalim ng iyong pangalan) o kung ikaw ay isang authorized representative na nagrerequest sa ngalan ng isang kaagad na miyembro ng pamilya na ang pangalan ay nasa dokumentong ipa-Apostille.

Opsyon 2: Online Appointment

Kung hindi ka nagmamadali, maaari kang kumuha ng online appointment sa DFA sa halip para ma-authenticate ang iyong dokumento/s sa iyong preferred na araw at oras. Gayunpaman, ang mga slot ng appointment ay ibinibigay sa first-come, first-served na batayan, kaya siguraduhing kumuha ng appointment sa lalong madaling panahon. Sundan ang mga hakbang sa ibaba para malaman kung paano kumuha ng slot.

1. Pumunta sa Apostille Application & Appointment System (AAAS)
2. I-scroll pababa sa ibaba ng pahina at i-click ang Start Appointment
3. Kung ito ang iyong unang beses na gumamit ng sistema ng appointment, i-click ang Create New Account para mag-register
4. Ibigay ang iyong pangalan, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, at password. I-click ang kahon na naaayon para tanggapin ang Terms and Conditions. Sa wakas, i-click ang Register
5. Buksan ang notification na ipinadala sa iyong nakarehistrong email address at i-click ang link para kumpirmahin ang iyong pagpaparehistro. Ito ay magpapadirekta sa iyo sa AAAS. I-scroll pababa sa ibaba ng pahina muli at i-click ang Start Appointment
6. Mag-log in gamit ang iyong nakarehistrong email address at password
7. Piliin ang Start New Appointment. Ang isang dialog box na nagpapaalala sa iyo tungkol sa mga kinakailangang dokumento para sa bawat uri ng dokumento ay lilitaw. Basahin ito nang buo at i-click ang OK
8. Kumpletuhin ang pagpaparehistro. Kung ikaw ang authorized representative, ibigay ang pangalan ng may-ari ng dokumento, petsa ng kapanganakan, at bansa ng destinasyon; kung hindi, i-tick ang kahon na nagsasabing, “Are you a Document Owner?” Piliin ang uri ng dokumentong ipa-authenticate mula sa ibinigay na drop-down list; kung nagrerequest ka ng ibang uri ng dokumento, i-click ang “Yes” para sa tanong na “Do you want to add another document?” Kapag tapos ka na, i-click ang Next
9. Piliin ang site kung saan mo nais mag-apply para sa Apostille. I-click ang Next
10. Piliin ang petsa at oras kung kailan mo nais mag-apply para sa Apostille. I-click ang Next. Ang isang dialog box na nagsasabing “Generate Appointment” ay lilitaw sa iyong screen. I-click ang Ok, at ang isang PDF copy ng iyong Online Apostille Application & Appointment Letter (tingnan ang imahe sa ibaba) ay awtomatikong ida-download. Ang liham na ito ay naglalaman ng buod ng iyong appointment, kabilang ang iyong appointment code, appointment date at oras, at ang bayad na iyong ibabayad sa site
11. I-print ang liham na ito at ipakita ito sa Appointment Verification Counter sa araw ng iyong appointment
12. Kapag iyong turno na, magpatuloy sa processing window at ipakita ang iyong balidong ID kasama ang mga dokumento
13. Magbayad ng kaukulang bayad sa Cashier
14. Dalhin ang iyong orihinal na ID at ang opisyal na resibo sa itinakdang petsa at oras ng paglabas para kunin ang Apostille certificate

Mga Tip at Babala Tungkol sa Apostille

• Ang mga Apostille ay hindi nag-e-expire. Sa anumang oras, maaari mong gamitin ang isang Apostille na nakuha mo, kahit na ito’y matagal ng nakuha.
• Ang mga authorized representatives ay maaari lamang humiling ng authentication/Apostilization ng mga dokumento ng hanggang tatlong (3) may-ari ng dokumento araw-araw. Hindi maaaring lumampas sa bilang na ito.
• Ang sertipikasyon ng Apostille ay nagpapatunay lamang sa pinagmulan ng dokumento o sa tao/awtoridad na ang pirma/seal ang nakalagay sa pampublikong dokumento. Hindi nito sinisertipikahan ang nilalaman ng nasabing dokumento.
• Ang mga sertipikasyon ng Apostille ay naglalapat lamang sa mga pampublikong dokumento na gagamitin sa ibang bansa. Hindi maibibigay ang Authentication at mga sertipikasyon ng Apostille sa mga dokumentong gagamitin lamang sa lokal.
• Kung ang bansa ng iyong patutunguhan ay isa sa mga hindi kasama o hindi signatory sa Apostille Convention, maaaring kailanganin mong pumunta sa Consular Office/Embassy ng bansang iyon at ipa-legalize/certify ang iyong mga dokumento. Para sa karagdagang impormasyon, mangyaring makipag-ugnayan sa Foreign Embassy o sa inaasahang tatanggap ng iyong mga dokumento upang makita kung anong mga opsyon ang magagamit.
• Ang pagbabago o pagrerevise ng impormasyong ipinapakita sa iyong appointment letter ay ipinagbabawal. Ang lahat ng kinakailangang mga pagwawasto ay gagawin sa DFA site sa panahon ng iyong appointment.

Mga Madalas Itanong Tungkol sa Apostille

1. Paano ko maaaring patunayan kung ang aking Apostille certificate ay tunay o hindi?

Tandaan na maaari mong patunayan ang katumpakan ng isang Apostille Certificate sa pamamagitan ng DFA Apostille Verification System. Ilagay ang numero ng Apostille (matatagpuan sa kanang itaas na bahagi ng dokumento) at keycode (kaliwa ng QR code) sa mga nakalaang lugar. Kapag napatunayan ang iyong sertipikasyon, lalabas ang imahe nito sa iyong screen.

Maaari mo ring i-scan ang QR code sa sertipikasyon gamit ang iyong mobile device. Kapag napatunayan ang sertipikasyon, lalabas din ang imahe nito sa screen.

Kadalasan, ang isang tunay na Apostille Certificate ay may sumusunod na katangian:

• Isang dry seal ng DFA
• Pirma ng Authentication Officer
• QR code
• Walong-digit na keycode

Kung hindi mo ma-verify ang iyong Apostille sa DFA site, mag-email sa oca.verification@dfa.gov.ph at mag-attach ng kopya ng sertipikasyon.

2. Hindi ko maaring kunin ang Apostille certificate sa itinakdang petsa at oras ng release. Ano ang dapat kong gawin?

Maaari mo pa ring kunin ito ngunit huwag maghintay ng tatlong buwan mula sa petsa ng paglalabas upang kunin ang Apostille certificate. Ito ay dahil itinatapon ng DFA ang lahat ng hindi nakuha na dokumento tatlong buwan pagkatapos ng itinakdang petsa ng paglalabas.

Ang pagtatapon ng hindi nakuha na dokumento ay isang hakbang na ginagawa ng DFA upang mabawasan ang panganib ng sunog at magbigay ng storage space para sa bagong na-authenticate na dokumento.

3. Gagamit ako ng dokumento para sa isang dayuhang bansa na hindi nangangailangan ng Apostille document. Ano ang dapat kong gawin?

Makipag-ugnayan sa embassy o consulate ng bansa. Ang mga bansang ito ay may kanilang tiyak na mga kondisyon tungkol sa awtorisasyon ng mga dokumento. Sila ang magbibigay sa iyo ng impormasyon tungkol sa ilang mga opsyon na magagamit para sa iyo.