Ang authorization letter ay isang dokumento na nagbibigay pahintulot sa kinatawan na gawin ang mga tasks sa ngalan ng isang tao. Ilan sa mga tasks na karaniwang nangangailangan ng authorization letter kapag wala ang first party ay kinabibilangan ng, ngunit hindi limitado sa, financial transactions at legal appointments.
Hindi bihasa sa paggamit ng mga salita at pagsulat ng liham? Narito ang mga libreng authorization letter templates na maaari mong i-download at gamitin!
DISCLAIMER: Ang artikulong ito ay isinulat para sa pangkalahatang impormasyonal na layunin lamang at hindi ito legal advice o pamalit sa legal counsel. Dapat kang makipag-ugnayan sa iyong abogado upang makakuha ng payo tungkol sa anumang partikular na isyu o problema. Ang paggamit ng impormasyong nakapaloob dito ay hindi lumilikha ng relasyon ng attorney-client sa pagitan ng may-akda at ng user/reader.
Table of Contents
Authorization Letter vs. Special Power of Attorney (SPA): Ano ang Pagkakaiba?
Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng authorization letter at ng Special Power of Attorney (SPA) ay ang SPA ay isang opisyal na dokumento na kailangang sumunod sa mga batas ng estado. Sa kabilang banda, ang authorization letter ay mas informal at hindi kinakailangang kilalanin ng mga batas ng estado.
Mga Bahagi ng Authorization Letter
- Impormasyon ng Sender/First-party – kasama dito ang buong pangalan ng sender, address, at ZIP code.
- Date – ang petsa kung kailan isinulat ang liham.
- Impormasyon ng Recipient – kasama ang pangalan ng recipient, address, at ZIP code.
- Salutation – ang pagbati ng sender sa recipient (hal. Dear Mr./Mrs.) o ang pangkalahatang “To Whom It May Concern” kapag hindi mo alam ang pangalan/kasarian ng recipient.
- Body – ang mensahe ng sender na nagpapahayag ng layunin ng liham. Dapat ding ilakip ng sender ang petsa/ng mga transaksyon, pangalan ng authorized representative, ang relasyon niya sa nasabing kinatawan, pangalan ng valid IDs na ilalakip, at ang mga kailangang requirements (hal., original receipts).
- Closing greeting – mga pangwakas na salita tulad ng Sincerely, Best regards, atbp.
- Signature sa ibabaw ng printed name ng first-party
Paano Gumawa ng Authorization Letter sa Pilipinas?
1. Alamin ang Layunin ng Pagkakaroon ng Authorization Letter
Iba’t ibang templates ang ginagamit depende sa layunin ng liham. Kaya, dapat mong unahin na matukoy ang layunin ng liham para malaman kung aling template ang gagamitin.
2. Tukuyin ang mga Partidong Kasangkot
- First Party: Orihinal na may-ari ng karapatan/money, dokumento, atbp.;
- Second Party: Tao/institusyon/organisasyon na kausap ng first party sa transaksyon;
- Representative: Ang tao na gagawa ng task.
3. Gumawa ng Authorization Letter
- Option 1: Sundin ang format na ipinakita sa itaas at ilagay ang kinakailangang impormasyon.
- Option 2: Mag-download at i-edit ang mga templates na makikita sa susunod na seksyon sa ibaba.
Libreng Downloadable at Editable na Authorization Letter Templates
1. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng NBI Clearance
Isang liham na nagpapahintulot sa iyong authorized representative na i-claim ang iyong NBI Clearance para sa iyo. Kailangan mong magbigay ng authorization letter kung ikaw ay nasa alinman sa mga sumusunod na sitwasyon:
- Nag-aapply ka o nagre-renew ng iyong NBI clearance mula sa ibang bansa at kailangan mo ng isang tao sa Pilipinas para i-claim ito.
- Pinababalik ka pagkatapos ng ilang araw dahil ang iyong aplikasyon ay nakatanggap ng “HIT,” ngunit hindi mo magagawa dahil sa mga pangako sa trabaho.
Anuman ang sitwasyon, kailangan mo ng isang template para madaling gumawa ng authorization letter para sa pag-claim ng NBI clearance.
2. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim o Pagtanggap ng PSA/NSO Documents (hal., Birth Certificate, CENOMAR, atbp.)
Isang liham na nagsasaad na pinapahintulutan mo ang iyong representative na i-claim ang iyong mga dokumento ng PSA/NSO (hal., birth certificate, CENOMAR, marriage certificate, at death certificate) kung hindi mo ito magagawa.
Kailan hindi kailangan ng authorization letter: Hindi mo kailangan ng authorization letter kapag humihiling ng NSO/PSA birth certificate at iba pang mga dokumento.
Para sa mga Pilipino sa ibang bansa, ang pinakamahusay na paraan para makakuha ng PSA birth certificate/ibang mga dokumento ay online. Sinuman ay maaaring humiling ng kopya ng iyong dokumento sa website ng PSASerbilis at ipapadala ito sa iyong tahanan kahit saan sa mundo.
Kung nasa Pilipinas ka, ang online application ang pinakamahusay na opsyon, bagaman maaari ka ring humiling ng iyong birth certificate sa pamamagitan ng walk-in application.
Para sa mga humihiling ng PSA dokumento ng ibang tao, tukuyin sa field na ‘Requesting Party’ kung paano ka kaugnay sa may-ari ng dokumento na hinihiling mo ang birth certificate para sa (hal., asawa, magulang, anak, apo, o lolo/lola).
Ang pagtanggap ng birth certificate, sa kabilang banda, ay nangangailangan ng mas mahigpit na mga hakbang.
Kailan kailangan ng authorization letter: Ang mga dokumento ng PSA tulad ng birth certificates, maging ito man ay inorder online o naproseso sa pamamagitan ng walk-in application, ay maaari lamang i-issue/deliver o matanggap ng alinman sa mga sumusunod:
- Ang aplikante/may-ari ng dokumento.
- Isang authorized representative.
- Ang asawa, magulang, lolo/lola, anak, o apo ng aplikante/may-ari ng dokumento.
Kung ikaw ang aplikante/may-ari ng dokumento at hindi ka makakarating para i-claim o tanggapin ang iyong dokumento ng PSA nang personal, dapat magpakita ang iyong representative ng mga sumusunod:
- Pinirmahang authorization letter mula sa may-ari ng dokumento, kanyang asawa, o anumang direktang inapo (kasama ang magulang, lolo/lola, anak, o apo) na nakasaad sa field na ‘Requesting Party’.
- Orihinal na valid ID ng may-ari ng dokumento, asawa, o anumang direktang inapo na nakasaad sa field na ‘Requesting Party’.
- Orihinal na valid ID ng authorized representative.
Kung ang may-ari ng dokumento ay patay o nakatira sa ibang bansa, maaari kang humingi ng tulong mula sa PSA sa pamamagitan ng kanilang 24/7 hotline sa (02) 737-1111.
3. Sample Authorization Letter para sa Pag-authenticate ng mga Dokumento sa DFA
Isang liham na nagpapahintulot sa representative na sumailalim sa proseso ng pag-authenticate ng iyong dokumento sa DFA. Siya ay pipirma sa mga dokumentong kailangan ng pirma at gagawa ng mga desisyon para sa iyo.
4. Sample Authorization Letter para sa Visa Application sa Pamamagitan ng isang Representative
Isang liham na nagsasaad na pinapahintulutan mo ang may hawak ng liham na mag-apply para sa visa ng isang partikular na bansa (hal., Japan visa, Korean visa, atbp.) para sa iyo.
5. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng Passport na mayroon o walang Approved Visa
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na pinahintulutan mo ang representative na i-claim ang iyong passport para sa iyo, kung ito man ay may kasamang approved visa o wala.
6. Sample Authorization Letter para sa BIR/Taxpayer Registration sa Pamamagitan ng isang Representative
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na ang may hawak ng liham ay pinahintulutan na irehistro ka sa BIR sa ilalim ng EO 98 o bilang isang one-time taxpayer upang makakuha ka ng TIN number kahit nasa ibang bansa ka.
7. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng Renewed PRC License
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na ang may hawak ng liham ay pinahintulutan na i-claim ang iyong renewed PRC license para sa iyo.
8. Sample Authorization Letter para sa PhilHealth ID Application sa Pamamagitan ng isang Representative
Isang liham na nagsasaad na ang may hawak ay maaaring iproseso ang iyong aplikasyon para sa PhilHealth ID nang may buong pahintulot dahil hindi mo ito magagawa.
9. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng Philippine Passport sa DFA o Philippine Embassy
Ang liham na ito ay nagsasaad na pinahintulutan mo ang iyong representative na i-claim ang iyong bagong/renewed na Philippine passport mula sa Department of Foreign Affairs o sa Philippine Embassy (kung ikaw ay nasa ibang bansa).
10. Sample Authorization Letter para sa Renewal at Pag-claim ng Driver’s License ng mga OFW sa Pamamagitan ng isang Representative sa Pilipinas
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na ang may hawak ng liham ay maaaring iproseso at i-claim ang iyong renewed Driver’s License para sa iyo dahil ikaw ay isang OFW na kasalukuyang naninirahan sa labas ng Pilipinas.
11. Sample Authorization Letter para sa Pagbili ng Gamot at Iba Pang Goods ng isang Senior Citizen (may Discount) sa Pamamagitan ng isang Representative
Isang liham na nagsasaad na ikaw, isang senior citizen, ay pinahintulutan ang isang representative na bumili ng gamot o iba pang goods para sa iyo at mag-avail ng senior citizen discount sa pamamagitan ng paglakip ng iyong senior citizen ID at OSCA booklet bilang patunay. Inirerekomenda ito para sa mga senior citizens na masyadong mahina o bedridden, na pumipigil sa kanila mula sa pagbili ng mga gamot/pagkain/ibang goods nang mag-isa.
12. Sample Authorization Letter para sa Paggamit ng Iba ng Iyong Motorsiklo
Isang liham na nagsasaad na ikaw ay may kamalayan sa bagay na ito at pinahihintulutan mo ang may hawak ng liham na gamitin ang iyong motorsiklo sa loob ng isa o higit pang araw.
13. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng Pera sa Ngalan ng Iba
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na binibigyan mo ng buong kapangyarihan ang representative na i-claim ang halaga ng pera na nakapangalan sa iyo sa iyong ngalan, maging ito man ay mula sa isang tao o isang kumpanya/organisasyon.
14. Sample Authorization Letter para sa Pag-withdraw ng Pera/Bank Withdrawal sa Pamamagitan ng isang Representative
Isang liham na nagsasaad na binibigyan mo ng kapangyarihan ang iyong pamilya/representative na mag-withdraw ng pera mula sa iyong account sa pamamagitan ng ATM o over-the-counter withdrawal.
15. Sample Authorization Letter para sa School Enrolment
Isang liham na nagsasaad na binibigyan mo ng kapangyarihan ang representative na mag-enroll at pumirma ng mga dokumento mula sa eskwelahan para sa iyo.
16. Sample Authorization Letter para sa Request/Claiming ng Transcript of Records (TOR)
Isang liham na nagpapahintulot sa representative na humiling o mag-claim ng iyong transcript of records mula sa iyong eskwelahan/unibersidad para sa iyo.
17. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim o Pagtanggap ng Package
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na ang representative ay maaaring mag-claim ng iyong package habang wala ka.
18. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng TIN ID
Isang liham na nagpapahintulot sa may hawak ng liham na i-claim ang iyong Tax Identification Number ID habang ikaw ay hindi available. Depende sa iyong RDO, maaaring kailanganin nila ang isang authorization letter o isang Special Power of Attorney, kaya pinakamabuting magtanong muna.
19. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng Voter’s ID
Isang liham na nagsasaad na pinapahintulutan mo ang iyong representative na tumanggap ng iyong Voter’s ID mula sa Commission on Elections.
20. Sample Authorization Letter para sa Pag-IBIG Transactions
Isang liham na nagsasaad na binigyan mo ng pahintulot at pag-apruba ang may hawak ng liham na kumilos para sa iyo habang pinoproseso ang iba’t ibang transaksyon sa Pag-IBIG.
21. Sample Authorization Letter para sa Pag-claim ng 13th-Month Pay
Isang nakasulat na pahayag na nagpapatunay na binigyan mo ng kapangyarihan ang iyong representative na i-claim ang iyong 13th-month pay mula sa kumpanyang pinagtatrabahuhan mo.
22. Sample Authorization Letter para sa Medical Treatment Authorization
Ang mga medical treatments ay nangangailangan ng pag-apruba mula sa isang guardian kung ikaw ay menor de edad o hindi nasa tamang estado ng pag-iisip. Ang liham na ito ay nagsasaad na binibigyan mo ng pag-apruba ang doktor o ospital na magbigay ng pangangalaga at mga medical procedures na kailangan ng iyong mga kamag-anak o iba pa.
23. Sample Authorization Letter para sa Pagpayag sa Isang Tao na Samahan ang Iyong Menor de Edad na Anak sa Isang Biyahe
Isang liham na nagpapakita na ikaw, ang magulang o guardian ng bata, ay nagbibigay ng kapangyarihan sa isa pang guardian na alagaan ang iyong menor de edad na anak sa panahon ng isang biyahe na hindi mo masasamahan.
Mga Tips at Babala
- Siguraduhin na ang taong bibigyan mo ng kapangyarihan para gawin ang kinakailangang task ay mapagkakatiwalaan.
- Kung ikaw ang representative, huwag pekehin ang pirma para sa authorization letter kung ang taong iyong kinakatawan ay wala. Ito ay isang krimen na may kaukulang parusa. Kung hindi makapirma ang taong iyong kinakatawan, humingi ng kanyang e-signature sa halip at ilakip ito.
- Siguraduhin na ang template ay naaangkop upang maiwasan ang kalituhan para sa lahat ng partidong kasangkot.
- I-double check ang iyong grammar at spelling bago isumite ang liham.
Mga Madalas Itanong
1. Kailangan ko bang ipa-notarize ang aking authorization letter? Kung oo, magkano ang magiging gastos?
Hindi kinakailangang ipa-notarize ang isang authorization letter para ituring na balido, ngunit magandang ideya ito kung gusto mong ipa-notarize para maiwasan ang anumang hinala ng pagpepeke. Ang notarization ay nagkakahalaga ng humigit-kumulang ₱300, ngunit ito ay depende sa notary public kaya maaaring mag-iba.
2. Gaano katagal ang bisa ng isang authorization letter?
Ang isang authorization letter ay may bisa lamang sa mga petsa na nabanggit sa dokumento.
3. Ilan ang kopya ng authorization letter na kailangan ko?
Kung ilan ang kailangan mo. Depende ito sa kung ilang partido ang kasangkot at ilan sa bawat partido ang nangangailangan ng kopya nito.
