Paano Mag File ng Late Registration of Birth Certificate

Nakakapagsabi ka ng iyong edad sa lahat, ngunit maliban kung mayroong sertipiko ng kapanganakan na nagpapatunay nito, ikaw ay tila isang batang natagpuan na walang katibayan ng pagkakakilanlan.

Sa kasamaang palad, maraming Pilipino ang nasa ganitong kalagayan. Humihiling sila ng kanilang sertipiko ng kapanganakan mula sa PSA ngunit nauuwi sa pagkakasabi na wala namang rekord ng kanilang kapanganakan.

Sa katunayan, noong 2019, may humigit-kumulang 5 milyong Pilipino ang nananatiling hindi narehistrado sa Philippine Statistics Authority (PSA), kung saan ang 40% sa kanila ay mga bata na may edad 0-14 taong gulang.

At dahil ang sertipiko ng kapanganakan ay isang mahalagang pangunahing kinakailangan kapag mag-aaply ka ng pasaporte, mag-eenroll sa paaralan, mag-aklas ng seguro, o mag-aaply para sa trabaho, ang kawalan nito ay magpapahinto sa iyo mula sa pag-unlad sa buhay.

Subalit may pag-asa pa. Sa gabay na ito, ituturo namin sa iyo kung paano mag-apply para sa delayed registration of birth at kunin ang sertipiko ng kapanganakan na pinagkait sa iyo.

Sino ang Dapat Mag-apply para sa Delayed Registration of Birth?

Ayon sa Seksyon 2 ng Presidential Decree 6512, lahat ng kapanganakan ay dapat ireport o irehistro sa lokal na civil registrar sa loob ng 30 araw mula sa oras ng kapanganakan.

Ang lokal na civil registrar o LCR ay karaniwang matatagpuan sa loob o malapit sa munisipyo o lungsod.

Depende sa kung saan isinilang ang sanggol, ang responsibilidad ng pagre-rehistro ay maaaring ibinabaling sa nars o doktor na nag-atend (kung isinilang sa ospital) o sa hilot (kung isinilang sa bahay).

Kapag ang rehistrasyon ay nagaganap pagkatapos ng 30 araw na itinakda, tinatawag itong delayed o late registration.

Karaniwang problema ito sa mga isinilang sa probinsya sa pamamagitan ng tradisyunal na hilot o midwife, na kadalasang walang kaalaman, at mas higit na hindi sanay, sa pagproseso ng kinakailangang mga dokumento.

Bunga nito, ang isang bata ay lumalaki nang walang kaalaman na wala nang maaaring kunin na mga rekord ng kanyang kapanganakan mula sa PSA o LCR.

Hindi rin ito naiiwasan para sa mga Pilipinong isinilang sa ibang bansa. Kailangang ireport ng mga magulang (isa o parehong Filipino citizen) ang kapanganakan ng kanilang anak sa Philippine Embassy sa loob ng 100 araw mula sa petsa ng kapanganakan. Kung hindi ito nagaganap, ito ay ituturing na late registration at walang rekord ng kapanganakan ang ipapadala sa Office of the Civil Registrar-General sa Maynila.

Maliban kung ang aplikante ay magpa-file ng late registration of birth, hindi siya makakakuha ng pasaporte ng Pilipinas at ng mga pribilehiyo na ibinibigay sa mga mamamayang Pilipino.

Ang gabay na ito ay para sa lahat ng Pilipinong may kaalaman o bagong natuklasan lamang ang kakulangan nila ng sertipiko ng kapanganakan, na nagpapahinto sa kanila mula sa pagkuha ng anumang pangangailangan ng kanilang pagkakakilanlan.

Mga Kinakailangan para sa Pag-aapply ng Delayed Registration of Birth

Bago pumunta sa lokal na civil registrar o opisina ng DFA (kung ikaw ay isinilang sa ibang bansa), siguruhing alam mo na ang lahat ng kinakailangang dokumento na kailangan para sa pag-aapply ng delayed registration of birth.

Tandaan, maaaring mag-iba ang mga bayarin at mga kinakailangan depende sa civil registrar na iyong kausap. Ipinapayo, samakatuwid, na suriin muna ang website ng iyong lokal na civil registrar upang tingnan ang updated na checklist ng mga kinakailangan at mga hakbang.

Kung ikaw ay gumagamit ng Internet, ilagay lamang ang “late registration of birth certificate + pangalan ng iyong lungsod/munisipyo” sa Google search box at magbabalik ito ng isang pahina o PDF file na may buong listahan ng mga kinakailangan at mga hakbang.

Sa pangkalahatan, narito ang mga karaniwang mga kinakailangang dokumento kapag ikaw ay mag-aapply para sa delayed registration of birth:

1. Kung ang aplikante ay menor de edad (mas bata sa 18 taong gulang)

a. Certificate of No Record of Birth o “Negative Results Certification” (NRC) na inilabas ng PSA.

b. Apat (4) na kopya ng Certificate of Live Birth na wastong natapos at pinirmahan ng tamang mga partido.

c. Affidavit para sa Delayed Registration (sa likod ng Certificate of Live Birth) na wastong natapos ng ama, ina, o guardian (dapat sa harap ng mga taong ito), na nagpapahayag ng mga sumusunod:

• Pangalan ng bata.
• Petsa at lugar ng kapanganakan.
• Pangalan ng ama (kung ang bata ay di-lehitimo at kinilala ito ng ama).
• Kung lehitimo, ang petsa at lugar ng kasal ng mga magulang.
• Dahilan kung bakit hindi nirehistro ang kapanganakan sa loob ng tatlongpung (30) araw matapos ang petsa ng kapanganakan.
• Kung ikaw ay mag-aapply para sa late registration ng kapanganakan ng isang di-lehitimo, at ikaw ay hindi ang ina, magbigay ng isang salaysay sa ilalim ng kasumpaang magsusustento ng mga kamakailan lamang na lugar ng ina.

d. Kung kailangan, ng hindi bababa sa dalawang dokumento na nagpapakita ng pangalan ng bata, petsa at lugar ng kapanganakan, at pangalan ng ina (at pangalan ng ama kung kinilala ang bata).

• Ang mga sumusunod na dokumento ay tinatanggap:
• Immunization Card/Early Childhood Care and Development Chart/Yellow Card (para sa mga bata).
• Baptismal certificate.
• School records (nursery, kindergarten, o preparatory).
• Voter’s affidavit.
• Income tax return ng magulang/ magulang.
• Insurance policy.
• Medical records (luma).
• SSS/GSIS documents.
• Iba pa, tulad ng sertipikasyon ng kapitan ng barangay.

e. Affidavit ng Dalawang Hindi Interesado na Maaaring Nakasaksi o Nakakaalam ng Kapanganakan ng Bata.

• Sa karamihan ng mga lokal na civil registrar, ang affidavit na ito ay kinakailangan lamang kapag wala sa mga nabanggit na mga kinakailangan ay magagamit.
• Ang “dalawang hindi interesado na tao” na tinutukoy dito ay maaaring mga kapitbahay o mga kaibigan ng pamilya na may personal na kaalaman sa mga pangyayari sa kapanganakan ng aplikante at hindi direktang makikinabang sa paglalahad ng ganitong impormasyon (kumpara sa mga kamag-anak na maaaring motibasyonan ng mga reklamo sa seguro, atbp.).

2. Kung ang aplikante ay 18 taong gulang o higit pa

a. Lahat ng mga kinakailangang dokumento na nabanggit sa itaas.

b. Certificate of Marriage, kung kasal.

3. Kung ang aplikante ay isinilang sa ibang bansa

Kapag ang isang tao ay isinilang sa ibang bansa sa isa o parehong magulang na Filipino citizen, ang kapanganakan ay dapat ireport sa Philippine Embassy o sa Konsulado na may hurisdiksyon sa lugar ng kapanganakan.

Ang pagreport ay dapat gawin sa loob ng 12 buwan mula sa oras ng kapanganakan. Ito ay ginagawa upang magkaroon ang bata ng Report of Birth sa database ng PSA.

Ang Philippine equivalent ng dayuhang sertipiko ng kapanganakan na ito ay nagbibigay daan sa bata na magkaruon ng mga pribilehiyo na ibinibigay sa mga mamamayang Pilipino.

Sa kaso naman ng mga magulang na naninirahan sa ibang bansa at hindi nai-report ang kapanganakan ng kanilang anak sa Philippine Embassy, maaari pa rin itong gawin, asalang sumusunod sa notaryadong Affidavit of Delayed Registration of Birth.

Samantala, kung ikaw ay isinilang sa ibang bansa at ngayon ay naninirahan sa Pilipinas, tanungin ang iyong mga magulang kung sila ay nakapag-report ng iyong kapanganakan sa Embassy ng Pilipinas noong ikaw ay bata pa.

Kung hindi, maaari kang kumuha ng sertipiko ng kapanganakan mula sa PSA sa pamamagitan ng pag-aapply para sa late registration of birth sa opisina ng Department of Foreign Affairs (DFA) sa Parañaque City.

Narito ang listahan ng mga kinakailangang dokumento na kinakailangan mong dalhin para sa late registration of birth. Siguruhing dalhin mo ang orihinal na kopya ng mga dokumento at hindi bababa sa 5 photocopies ng bawat isa. Ang mga form na nabanggit sa ibaba ay makukuha sa Consular Records Window sa DFA.

a. Report of Birth Form (FA Form No. 40)

I-print ang limang form sa A4 na papel at punan ang mga ito, tiyakin na ang mga sagot ay typewritten o maliwanag na nakaimprenta. Ang Item 20 sa form ay dapat na notaryado ng notary public.

b. Dayuhang sertipiko ng kapanganakan

• Kung hindi naka-susulat sa wikang Ingles, mangyaring isumite ang isang opisyal na salin sa Ingles (notaryado at authenticated).
• Dapat ay authenticated ito ng Ministry of Foreign Affairs ng bansa ng kapanganakan kung isinilang ang aplikante sa mga sumusunod na lugar/bansa: Shanghai, Norway, Austria, France, Sweden, Finland, Denmark, Netherlands, Iceland, India, at mga bansa sa Middle East tulad ng UAE at Kingdom of Saudi Arabia. Ito rin ay nag-aapply sa mga isinilang sa ilalim ng consular jurisdiction ng Philippine Embassy sa Mexico.
• Kung isinilang sa Japan, mangyaring isumite ang orihinal na kopya ng Shussei Todoke No Kisai Jiko Shomeisho (Birth Notification Report na inilabas ng Japanese City Hall) o certified true copy na may tatak mula sa City Hall; Boshi Techo (Maternity Record Book); at pinakabagong Koseki Tohon (Family Registry). Kung isinilang ang aplikante sa loob ng isang US base sa Japan, mangyaring magprovide rin ng kopya ng sertipiko ng kapanganakan na inilabas ng ospital sa loob o malapit sa base na iyon at ang Consular Report of Birth.
• Kung isinilang sa ilalim ng consular jurisdiction ng Philippine Consulate General sa Los Angeles, isumite ang PSA birth certificate ng Filipino parent at Foreign birth certificate ng Foreign national parent.
• Kung isinilang sa ilalim ng consular jurisdiction ng Philippine Consulate General sa Toronto, isumite ang orihinal na certified true copy ng live birth (long form).

c. Unang pasaporte o travel document ng aplikante

Photocopies ng mga bio data pages at mga ginamit na visa pages. Sa kaso na ito ay hindi magagamit, magpa-notaryo ng Affidavit of Non-submission of Document na may kasamang kopya ng makabuluhang/kasalukuyang pasaporte ng aplikante o anumang valid ID.

d. Kung kasal ang mga magulang, isumite ang kanilang dayuhang kasal o Report of Marriage (ROM) o authenticated marriage certificate na inilabas ng Philippine Statistics Authority (PSA).

e. Kung hindi kasal ang mga magulang, isumite ang mga sumusunod:

• Kung ang aplikante ay gumagamit ng apelyido ng ama, isumite ang Affidavit to Use the Surname of the Father (AUSF) na ipinapatupad ng ina at Affidavit of Acknowledgement of Paternity na ipinapatupad ng ama. Kung ang mga affidavits ay gagawin sa Pilipinas, dapat itong irehistro muna bilang Legal Instruments sa Local Civil Registry Office ng lugar ng pagkakaganap at authenticated ng DFA. Kung isinagawa ito sa ibang bansa, ang mga affidavits ay dapat ding irehistro sa Foreign Service Post (FSP) ng bansa ng tirahan ng magulang o sa FSP na pinakamalapit sa lugar ng tirahan.
• Kung ang aplikante ay gumagamit ng apelyido ng ina, isumite ang Birth Certificate ng ina at notaryadong Affidavit of Illegitimacy.

f. Pasaporte ng mga magulang ng aplikante (valid sa oras ng kapanganakan ng bata) at anumang kasalukuyang/valid na pasaporte ng parehong magulang

• Mangyaring magprovide ng photocopies ng mga pahina ng bio data ng pasaporte.
• Kung nawala o hindi na magamit ang mga lumang pasaporte, magpa-notaryo ng Affidavit of Non-submission of Document na may kasamang kopya ng valid/kasalukuyang pasaporte o anumang valid ID [(i.e. Green card o permanent resident card, kopya ng visa (sa oras ng kapanganakan ng bata), working permit kung nagtatrabaho sa ibang bansa sa oras ng kapanganakan ng bata].
• Kung isinilang ang aplikante sa USA at Canada, isumite ang isa sa mga sumusunod na dokumento ng magulang/ magulang: USA/Canada Visa, USA/Canada Working Permit, o Green Card/Permanent Resident Card.
• Kung ang Filipino parent/s ay nagkaruon ng dayuhang pagkamamamayan (hal. Amerikano, Australyano, Briton, o Canadian) at nag-re-acquire ng Philippine citizenship, isumite ang certificate of naturalization ng mga magulang at mga re-acquisition certificate ng mga magulang at ng bata. Kung ang bata ay 18 taong gulang pataas na sa oras ng re-acquisition ng Philippine citizenship ng magulang, mangyaring isumite ang Identification Certificate for Filipino citizen na inilabas ng Bureau of Immigration.

g. Iba pang mga kinakailangan

• Lima (5) na kamakailang larawan passport size ng aplikante.
• DFA Authenticated Birth Certificate ng mga Filipino magulang na inilabas ng PSA.
• Para sa mga aplikante na mahigit sa isang taon gulang, isang notaryadong Affidavit of Delayed Registration at notaryadong Affidavit of Two (2) Disinterested Persons.
• Negative Results Certification (NRC) of Birth Record mula sa PSA (CRS Form No. 1).
• Consular Fee na USD 25.

Paano Mag-file ng Delayed Registration of Birth Certificate sa Pilipinas: 3 Madaling Hakbang

1. Tiyakin na Walang Rekord ng Iyong Kapanganakan

Bago mag-apply para sa delayed registration, kailangan mong kumpirmahin muna kung talagang wala kang umiiral na mga rekord ng kapanganakan sa Philippine Statistics Authority (dating NSO) at sa lokal na civil registrar ng iyong lugar ng kapanganakan.

Sa puntong ito, inaasahan kong humiling ka na ng kopya ng iyong sertipiko ng kapanganakan mula sa PSA at natanggap mo na ang isang Negative Intent o Negative Results Certification (NRC), na nangangahulugang walang lumabas na impormasyon mula sa kanilang database.

Ang susunod na hakbang ay pumunta sa lokal na civil registrar na may hurisdiksyon sa lugar ng iyong kapanganakan at humiling ng kopya ng iyong mga rekord ng kapanganakan.

Kung sila ay makakakuha ng iyong mga rekord, ito ay nangangahulugang ang mga file ay hindi pa naililipat sa PSA. Sa kaso na ito, ang kailangan mong gawin ay mag-apply para sa Endorsement at hayaan ang lokal na civil registrar na iproseso ito para sa iyo.

Sa kabilang banda, kung wala kang mga rekord ng kapanganakan sa parehong PSA at lokal na civil registrar, nangangahulugang hindi naireport ang iyong kapanganakan, sa kaso na ito ang late registration of birth ang angkop na solusyon.

2. Kuhanin ang mga Kinakailangan

Para sa kumpletong listahan ng mga kinakailangang dokumento na kailangan para sa late registration of birth, mangyaring tingnan ang naunang seksyon.

3. Pumunta sa opisina ng lokal na civil registrar (para sa mga isinilang sa Pilipinas) o sa DFA Office of Consular Affairs (para sa mga isinilang sa ibang bansa)

a. Mga aplikante na isinilang sa Pilipinas

Para sa mga isinilang sa Pilipinas, ang late registration of birth ay dapat na i-file sa lokal na civil registrar na may hurisdiksyon sa lugar ng iyong kapanganakan.

Muli, karaniwan itong matatagpuan sa loob o malapit sa munisipyo o lungsod.

Sa pagdating mo, hinihiling na magparehistro sa isang logbook bago ka bigyan ng isang numero sa pila o prioridad. Maghintay para sa iyong pagkakataon na isumite ang mga kinakailangang dokumento at mga form na susuriin ng PSA.

Ang proseso ay tumatagal ng mga 5 araw pagkatapos ng pagkaka-submit ng dokumento, at pagkatapos ay babalik ka sa civil registrar para kunin ang iyong sertipiko ng kapanganakan.

Maaaring mag-iba ang bayad, sapagkat sinusunod ng mga lokal na civil registrar ang iba’t ibang tax code. Ito rin ay nagbabago depende sa edad ng aplikante. Sa Makati, halimbawa, ang mga aplikante na mas bata sa 2 taon ay kinakailangang magbayad ng Php 200 habang ang mga mas matanda sa 2 taon ay may bayad na Php 300. Ang mga bayarin ay mas mataas para sa mga may edad 7-17, na may bayad na Php 400.

b. Mga aplikante na isinilang sa ibang bansa

Kung ikaw ay isinilang sa ibang bansa at ngayon ay nasa Pilipinas, ang late registration of birth ay dapat na i-file sa Department of Foreign Affairs (DFA) – Office of Consular Affairs sa Parañaque City.

Maaari kang magpunta sa DFA Office of Consular Affairs nang personal o kumuha ng appointment online sa kanilang website.

Narito ang mga hakbang na kailangan mong sundan:

Magdala ng mga kinakailangang dokumento, kabilang ang Report of Birth form na naipunò at notaryado na, unang pasaporte o travel document ng aplikante, at mga kinakailangang IDs o mga dokumento ng mga magulang. Kapag naipreparang mabuti ang mga dokumento, punta sa DFA Office of Consular Affairs. I-submit ang lahat ng mga kinakailangang dokumento at maghintay ng mga instruksyon mula sa DFA staff.

Bayaran ang mga kinakailangang bayad para sa processing at notaryo ng mga dokumento. Magpa-picture para sa mga kinakailangang larawan passport size. Ang iyong mga dokumento ay ipo-process ng DFA at ililipat ang mga ito sa PSA para sa rehistrasyon.

Pagkatapos ng proseso, maaari mong kunin ang iyong sertipiko ng kapanganakan mula sa DFA. Pansamantala, maaaring gamitin ang iyong DFA-issued sertipiko ng kapanganakan para sa mga hakbang tulad ng pagkuha ng pasaporte.

Panghuli: Pagtanggap ng Inyong Sertipiko ng Kapanganakan

Kapag natapos na ang lahat ng mga hakbang sa late registration of birth, makakakuha ka na ng iyong sertipiko ng kapanganakan. Ang sertipiko na ito ay mula sa PSA at magsilbing legal na dokumento ng iyong kapanganakan.

May mga oras na ang buong proseso ay maaaring tumagal ng ilang buwan upang maging buo, depende sa dami ng mga aplikante at sa bilis ng proseso ng PSA.

Ang inyong sertipiko ng kapanganakan ay mahigpit na ipinakakaila sa sinumang hindi ka-ugnay na tao nang hindi isinasama ang iyong pamilya o kahit anong tao na nangangahulugang kasabwat ka sa kanila. Ito rin ay maaaring makatulong sa iyo na magkaroon ng mga pribilehiyo at benepisyo na ibinibigay sa mga mamamayang Pilipino.

Mga Karagdagan na Tips at Kaalaman

Narito ang ilang karagdagang mga tips at kaalaman na maaaring makatulong sa iyo habang nagpapagawa ng delayed registration of birth certificate:

• Para sa mga aplikante na may edad 18 pataas: Kung kailanganin mong mag-apply para sa mga dokumento tulad ng pasaporte, postal ID, o SSS, maaaring hingin ang iyong sertipiko ng kapanganakan sa buong haba ng proseso.
• Huwag kalimutang kunin ang iyong mga orihinal na dokumento pagkatapos ng pagkuha ng sertipiko ng kapanganakan. Ito ang iyong opisyal na kopya at ito ang gagamitin mo sa mga pangangailangan tulad ng pasaporte o pag-aapply sa trabaho.
• Kung nag-aapply ka ng pasaporte, maari mong tingnan ang aming gabay tungkol sa pag-aapply ng pasaporte sa Pilipinas.
• Kung ikaw ay minor de edad (mas bata sa 18 taong gulang), ang iyong mga magulang o legal guardian ang dapat magrepresenta sa iyo sa proseso ng late registration of birth.
• Huwag mag-atubiling magtanong sa lokal na civil registrar o sa DFA Office of Consular Affairs kung mayroon kang mga katanungan o hindi malinaw ang mga hakbang sa proseso.
• Mag-ingat sa mga pekeng online na serbisyong nag-aalok ng pag-aapply para sa delayed registration of birth. Laging tiyakin na kumuha ka ng mga impormasyon mula sa opisyal na mga ahensya tulad ng PSA at DFA.

Karampatang Impormasyon

Habang sinusuri ang mga hakbang at mga kinakailangan para sa delayed registration of birth, ito ay importante na tandaan na maaaring mag-iba-iba ang mga kinakailangang dokumento at bayarin depende sa lokal na civil registrar o DFA office kung saan ka mag-aapply. Kaya’t ito ay mabuting suriin muna ang kanilang mga website o makipag-ugnayan sa kanila para sa mga bagong impormasyon at mga hakbang sa proseso.

Tulad din ng nabanggit na ang mga aplikasyon ay maaaring magkaiba depende sa edad ng aplikante. Siguruhing ito ay malinaw sa iyo bago ka magtungo sa opisina ng lokal na civil registrar o DFA.

Ang mga patakaran at mga kinakailangan ay maaaring magbago mula sa oras na isinulat ko ang gabay na ito. Kaya’t siguruhing makuha ang pinakabagong impormasyon mula sa mga awtorisadong ahensya o opisina bago ka mag-apply para sa delayed registration of birth certificate.

Pampublikong Kaalaman Lamang

Ang impormasyong ito ay para sa pampublikong kaalaman lamang at layuning magbigay ng pangunahing gabay sa mga Pilipino na nangangailangan ng late registration of birth certificate.

Sa lahat ng kaso, mas mainam na magtanong sa mga awtorisadong ahensya tulad ng PSA, lokal na civil registrar, o DFA Office of Consular Affairs para sa mga eksaktong kinakailangan at mga hakbang na dapat sundan.

Sa pamamagitan ng wastong proseso ng late registration of birth, maaari mong ma-secure ang sertipiko ng kapanganakan na maaring maging mahalaga sa iyong buhay at makatulong sa iyong mga pribilehiyo at benepisyo bilang isang mamamayang Pilipino.