Bawat negosyante na gustong mag-operate ng business sa Pilipinas ay kailangang mag-register sa ilang mahalagang government agencies. Nangunguna na rito, lalo na para sa mga corporations at partnerships, ang Securities and Exchange Commission (SEC).
Ang SEC ay ang ahensya na responsable sa pag-regulate ng securities o tradable financial assets sa Pilipinas. Itinatago rin nito ang registry ng legitimate business entities sa bansa, at naka-assign din ito sa pag-regulate, supervision, at investigation ng mga activities ng companies at individuals para matiyak ang pagsunod sa batas.
Table of Contents
Bakit Kailangan Mong Mag-Register sa SEC?
Ang pagkakaroon ng SEC registration sa Pilipinas ay nagbubukas sa iyong business ng maraming opportunities, dahil ito ang pinakamagandang paraan para ipaalam sa future clients na legitimate ang iyong business. Inilalathala ng SEC website ang mga registered companies at binibigyan ng babala ang mga consumers laban sa mga transaksyon sa mga non-registered entities. Tinitiyak din ng registration na ang iyong business ay sumusunod sa mga rules ng SEC.
Higit sa lahat, kailangan ang registration kung gusto mong mag-access sa lahat ng financing options na available lamang sa mga registered businesses. Halimbawa, ang First Circle ay nagbibigay lamang ng revolving credit lines sa mga businesses na registered sa SEC at iba pang mahalagang government agencies.
Ano ang eSPARC ng SEC?
Ang Electronic Simplified Processing of Application for Registration of Company (eSPARC) ay ang online system ng SEC para sa business registrations. Pinapayagan nito ang mga corporations at partnerships na mag-register online at makakuha ng approval sa loob ng tatlong (3) working days.
Ang eSPARC ay ang 2021 replacement ng dating Company Registration System (CRS) ng SEC, bilang tugon sa pangangailangan ng mga corporations na mabilis at mahusay na magparehistro ng kanilang mga companies kahit na walang face-to-face interactions. Integrated din ang eSPARC sa Central Business Portal, isa pang online government portal na nagpapahintulot sa iyong mag-register sa BIR, Social Service Agencies (SSS, PAG-IBIG, at PhilHealth), LGU, at FDA. Pagkatapos ng successful na SEC registration, maaari kang magpatuloy mula sa eSPARC papunta sa Central Business Portal; ibabahagi ng eSPARC ang ilan sa iyong personal info sa portal para mapabilis ang iyong iba pang registrations.
Aling Processing Option ang Dapat Mong Piliin sa eSPARC?
May dalawang uri ng processing ang eSPARC. Ang una ay ang Regular Processing, na tumutugon sa mga registrations sa ilalim ng sumusunod na mga uri ng company:
- One Person Corporation (OPC)
- Domestic corporations (stock at non-stock) na may 2 o higit pang incorporators
- Partnerships at associations
- Foreign corporations
Ang pangalawang uri ay ang OneSEC Processing, na nangangahulugang One day Submission at E-registration of Companies. Nangangako ang uri ng registration na ito ng mas mabilis na one-day review ng iyong application pagkatapos itong isumite. Gayunpaman, limitado ito sa domestic stock corporations na may mga sumusunod na qualifications:
- All-Filipino company classification, na nangangahulugang ang mga incorporators, directors, at subscribers ng corporation ay dapat natural persons at residents ng Pilipinas
- Ang proposed corporate name ay dapat may name descriptor ayon sa industry classification nito
- Ang proposed corporate name ay hindi dapat naglalaman ng Trade Name o anumang set ng letters na kumikilos bilang acronym, at hindi dapat subject sa anumang name appeal
- Ang company ay may perpetual corporate term of existence
- Ang company ay hindi matatagpuan sa anumang economic zone
- Ang company ay kayang magbayad ng registration fees agad sa SEC Payment Portal
- Wala sa mga officers o members ng company ang may pending/convicted na criminal cases, administrative cases, o government sanctions.
Mga Requirements ng eSPARC at SEC na Kailangang Ihanda
Proposed Business Name
Ang unang bahagi ng pag-register sa eSPARC ay tungkol sa pag-verify ng iyong business name. Para maiwasan ang pagkabigo sa iyong application, dapat sumunod ang iyong proposed corporate name at trade name (kung meron) sa mga guideline ng SEC para sa corporation name. Pagkatapos, ipapaalam sa iyo ng system kung available pa ba ang iyong proposed trade name para magamit.
Bagama’t maaari kang mag-file ng appeal para muling i-evaluate ang isang rejected na trade name, mas mabuti na maghanda ka ng dalawa o higit pang alternatibong business names. Ito ay para mabilis kang makapag-file ng panibagong verification request sakaling hindi available o rejected ang iyong unang trade name.
Detalye ng Company at ng Company Representative
Para makabuo ang eSPARC ng mahahalagang dokumento tulad ng Articles of Incorporation, Articles of Partnership, By-Laws, Treasurer’s Affidavit, at iba pa, kailangan mong magbigay ng sumusunod na detalye:
- Company representative details. Ang pangalan, posisyon, TIN, at contact details ng taong magpa-file ng SEC registration.
- Company type, classification, at industry.
- Company address, purpose, at fiscal year details.
- Company’s Term of Existence. Bilang ng mga taon na mag-ooperate ang iyong company.
- Company’s Capital Structure. Kabuuang halaga ng iyong authorized capital stock, total number of shares, at iba pa.
- Company officers, incorporators, directors at/o subscribers.
Maaaring mag-iba o dumami ang hinihinging detalye depende sa uri ng company na iyong ire-register.
Business Documents
Sa huling yugto ng iyong registration, hihilingin sa iyong mag-upload ng ilang dokumento depende sa uri ng application na iyong ginagawa. Ang mga dokumento ay dapat nasa PDF format, at ang file name ay dapat tumugma sa nilalaman ng dokumentong iyong ini-upload.
Ilang sa mga dokumentong ito ay bubuuin din ng eSPARC para sa iyong pagkumpleto, habang ang iba ay kailangan mong kunin mula sa ibang lugar:
- Cover Sheet
- Articles of Incorporation o Articles of Partnership
- By-Laws
- Treasurer’s Affidavit
- Secondary Licenses
- Endorsements mula sa ibang Government Agencies
- Name appeal. Kung bumagsak ka sa name verification stage ngunit gusto mo pa ring ituloy ang trade name, maaari mong ipadala ang dokumentong ito para sa appeal.
Proseso ng Pagrehistro sa SEC gamit ang eSPARC
Para sa parehong Regular Processing at OneSEC Processing, may tatlong bahagi: name verification, pag-input ng company details, at pag-upload ng authenticated documents. Kailangan mong kumpletuhin ang lahat ng bahagi para matagumpay na ma-submit ang iyong application.
eSPARC Registration sa ilalim ng Regular Processing
Part 1. Name Verification
- Bisitahin ang eSPARC sa https://esparc.sec.gov.ph/application. I-click ang ‘Regular Processing’ > ‘Proceed to Regular Processing’ > ‘Continue to Application’.
- Sa name verification form, ilagay ang iyong company details, proposed company name, at trade name. Pagkatapos, i-click ang ‘Next’.
- Sa summary page, i-click ang ‘Send OTP to email’. Ilagay ang OTP mula sa iyong registered email sa nakalaang espasyo, saka i-click ang ‘Save and Proceed’. Ang iyong application ay mag-aappear na nasa ‘Draft’ status.
Dito, kailangan mong maghintay para sa iyong name verification status via email. Kung ang resulta ay Passed, pumunta sa iyong saved application sa eSPARC at i-click ang ‘Reserve Company Name’ para gamitin ang iyong approved company name sa iyong SEC registration forms. Siguraduhin na i-submit ang iyong application bago ang petsa na nakasaad sa iyong status page, kung hindi, ang iyong reserved name ay automatic na mag-eexpire.
Kung ang resulta ay Failed, ang dahilan ay ilalagay sa iyong application status sa eSPARC. I-click ang ‘Retry’ para bumalik sa Step 2 sa name verification section at baguhin ang iyong proposed company name. Alternatibo, maaari kang mag-click sa ‘Tag application for name appeal’ kung gusto mo pa ring ituloy ang iyong kasalukuyang pangalan. Hihilingin ng eSPARC ang iyong name appeal document sa uploading section.
Habang naghihintay, maaari kang magpatuloy sa susunod na bahagi ng registration process, na makikita sa ilalim ng iyong application status page.
Part 2. Company Details
- Sa form na ibinigay, kumpletuhin ang iyong company purpose, address, at iba pang business contact information. Pagkatapos, i-click ang ‘Save and Proceed’.
- Ilagay ang iyong company’s Capital Structure details, saka i-click ang ‘Save and Proceed’.
- Ilagay ang iyong Company Officers, Incorporators, Directors, at/o Subscriber details, saka i-click ang ‘Save and Proceed’.
- Sa File Uploading section, i-upload ang pre-defined documents at name appeal document, kung applicable. Pagkatapos, i-click ang ‘Save and Proceed’.
- Sa Application Review page, suriin ang iyong company details, generated eSPARC forms, Terms of Service, Certification, at Reservation notices. Kapag nasiyahan, i-click ang ‘I have read and agreed to the terms of service, privacy policy and certification’.
- I-type ang verification code na generated ng page at i-click ang ‘Submit Application’. Isang email na naglalaman ng iyong application reference number ay ipapadala rin sa iyong email.
Mula dito, maghintay para sa isa pang email na nagbibigay-alam ng iyong Pre-Approved Application Status. Sa sandaling matanggap mo ang iyong status email, magpatuloy sa huling bahagi ng iyong application.
Part 3. Pag-Upload ng Authenticated Documents
- I-click ang application link sa iyong SEC email. Ito ay magdadala sa iyo sa iyong completed application sa eSPARC.
- I-download at i-print ang system-generated forms sa page. Lagdaan ang lahat ng kinakailangang pirma mula sa iyo at sa iyong company officers. Pagkatapos, ipa-authenticate o ipa-notarize ang mga dokumento kung kinakailangan.
- Kapag handa na ang mga dokumento, bumalik sa eSPARC page. I-click ang ‘Upload Documents’ para idagdag ang iyong mga dokumento, saka ‘Submit’.
- Maghintay para sa isa pang email mula sa SEC, ngayon tungkol sa iyong Approved Application. Ang pagtanggap nito ay nangangahulugang maaari ka nang magbayad ng iyong SEC registration fee. I-click ang email link, piliin ang iyong payment method, at kumpletuhin ang ibinigay na payment process.
- Kapag tapos na ang bayad at nakumpirma, magpapadala ang SEC ng Registration Approved email. Maaari mo nang i-download ang Digital Certificate of Incorporation/Partnership sa email link na ibinigay.
Maaari mong bayaran ang iyong SEC registration fee sa pamamagitan ng sumusunod na SEC payment methods:
- Electronic System for Payment to SEC (Espaysec)
- Over-the-Counter (OTC) ng SEC Cashier Office
- Land Bank Over-the-Counter
Kung makatanggap ka ng ‘Disapproved Uploaded Documents’ email, nangangahulugan ito na kailangan mong muling i-upload ang mga dokumentong binanggit sa SEC email na may naaangkop na mga pagwawasto. I-upload ang mga file na ito sa eSPARC system sa loob ng labinlimang (15) business days para hindi makansela ang iyong application.
eSPARC Registration sa ilalim ng OneSEC Processing
Ang mga hakbang sa pag-apply sa ilalim ng OneSEC Processing ay pareho sa Regular Processing, maliban sa payment process.
Kung kwalipikado ka para sa OneSEC Processing, simulan sa pamamagitan ng pag-click sa ‘Continue to OneSEC Application form’ button sa eSPARC website. Pagkatapos, sundin ang mga hakbang sa itaas para sa eSPARC regular processing hanggang sa marating mo ang huling hakbang para sa Part 2. Pagkatapos i-type ang verification code, hihilingin sa iyong magpatuloy sa online payment. Ito ay magre-redirect sa iyo sa SEC payment portal, kung saan maaari kang magbayad via Debit, Credit, o Paymaya e-Wallet.
Kapag nakabayad ka na, ididirekta ka pabalik sa eSPARC, kung saan maaari mo nang i-download ang iyong interim Certificate of Corporation.
Paano I-Check ang Iyong SEC Registration Status sa eSPARC?
Sa anumang punto ng iyong aplikasyon, maaari mo ring i-check ang iyong status sa eSPARC sa pamamagitan ng sumusunod na mga hakbang.
- Bisitahin ang e-SPARC website at i-click ang ‘Open Existing Application Form’.
- Ilagay ang iyong registered email address ng aplikante o ang application reference number, saka i-click ang “Search”. Makikita mo ang iyong reference number sa eSPARC System Confirmation email na ipinadala sa iyo ng SEC.
- Ilagay ang OTP na ipinadala sa iyo via email, saka i-click ang “Proceed.”
Iba Pang Mahalagang Paalala
Inirerekomenda ng SEC ang kabuuang panahon ng paghihintay na pitong (7) working days mula sa name verification hanggang sa pag-generate ng iyong digital certificate of incorporation o partnership.
Para sa mga aplikasyon na may ‘Pending’ status, siguraduhin na na-settle mo na ang lahat ng iyong pending SEC Fees, tulad ng Payment Assessment Form (PAF). Maaari mong bayaran ito sa pamamagitan ng:
- SEC Cashier Over-the-counter. Maaari kang magbayad gamit ang Cash, Manager’s check, at Postal Money Order.
- SEC Online payment portal, https://www.sec.gov.ph/sec-payment-portal/
- Authorized Land Bank branches.
Tandaan na ang PAF ay may bisa lamang ng apatnapu’t limang (45) araw mula sa petsa ng pagkakalabas. Dahil dito, ang pagbabayad at pagsusumite ng kinakailangang mga dokumento ay dapat gawin sa loob ng tatlumpung (30) araw mula sa petsa ng pagbabayad.
Hinihikayat na magbayad kaagad at magsumite ng tatlong (3) sets ng hard copies bilang Proof of Payment. Ang mga ito ay kailangang may lagda at notarized, at saka isumite sa SEC Processing Office.
Kung sakaling hindi maaprubahan ang iyong aplikasyon, maaari mong i-update ang iyong registration application. Makakatanggap ka ng kinakailangang mga pagwawasto mula sa Reviewing Officer. Inirerekomenda na ilapat mo ang mga pagwawastong ito para sa matagumpay na muling pagsusumite ng iyong aplikasyon.
Para sa karagdagang paglilinaw sa proseso ng pagrehistro sa Securities and Exchange Commission, maaari kang tumawag sa SEC sa 8818-0921 at hilingin na ikonekta sa kanilang Company Registration and Monitoring Department.
Anong Mga Uri ng Negosyo ang Kailangang Magparehistro sa SEC?
Stock Corporations. Ito ay mga korporasyon na nakikibahagi sa mga income-generating activities. Pinapayagan silang magdeklara ng dividends at may mga shareholders na nakakakuha ng bahagi ng ownership ng business sa pamamagitan ng shares of stock. Kasama sa stock corporations ang parehong domestic stock corporations at foreign stock corporations.
Non-Stock Corporations. Mga korporasyon na walang authorized capital stock, ibig sabihin hindi sila nag-i-issue ng shares of stock. Ang kita ng mga korporasyong ito ay hindi ipinamamahagi bilang dividends sa kanilang mga miyembro, trustees, o officers. Maaaring itatag ang mga non-stock corporations para sa iba’t ibang layunin tulad ng charitable, religious, educational, professional, cultural, at iba pa. Maaari ring maging domestic o foreign ang non-stock corporations.
Partnerships. Isang business setup sa pagitan ng dalawa o higit pang mga indibidwal na magkakaroon ng pantay na bahagi sa pamamahala at kita ng negosyo. Maaaring ang partnership ay nasa anyo ng professional partnership, general partnership, o limited partnership. Hindi tulad ng korporasyon, ang mga partners o co-owners sa isang partnership ay binubuwisan ayon sa kanilang indibidwal na kita imbes na corporate rate. Maaari silang managot sa mga utang at obligasyon ng negosyo.
One-Person Corporation (OPC). Isang korporasyon na may iisang stockholder, na dapat ay isang natural na tao o trust. Ang incorporator ay dapat nasa legal na edad, at ang term ng existence ng korporasyon ay dapat na perpetual. Maraming bentahe ang pagiging OPC, lalo na sa mga SME, dahil ang korporasyon ay may independent na existence mula sa mga individual shareholders nito. Nangangahulugan ito na ang tax rate at liabilities ng korporasyon ay hindi ia-apply sa mga shareholders ng korporasyon.
Isa pang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga korporasyon at partnerships ay ang korporasyon ay nagiging isang juridical person lamang pagkatapos itong marehistro sa SEC. Samantala, ang partnership ay nagiging juridical person agad mula sa oras na maisaayos ang kasunduan sa pagitan ng mga partners.
Bukod dito, hindi maaaring lumampas sa panahon ng 50 taon ang existence ng mga korporasyon, samantalang ang mga partnership ay maaaring umiral hangga’t naisin ng mga partners na panatilihin ang kanilang kontrata.
Kung ikaw ay may-ari ng isang negosyo kung saan ikaw ang tanging proprietor, kailangan mong irehistro ang iyong negosyo sa Department of Trade and Industry (DTI) imbes na sa SEC.
Good luck sa iyong business registration!
