Paano Sumulat ng Letter of Intent?

Reading Time - 12 minutes
Paano Sumulat ng Letter of Intent

Ang Letter of Intent o LOI ay isang dokumento na opisyal na nagpapahayag ng intensyon ng isang partido na gumawa ng anumang aksyon na mangangailangan ng kilos o pagkilala mula sa isa pang partido. Ang dokumentong ito ay ginagamit sa iba’t ibang aspeto tulad ng negosyo, edukasyon, empleyo, mga kahilingan sa gobyerno, at iba pang senaryo. Karaniwan itong nauuna bago ang isang binding document tulad ng isang kontrata.

Sa artikulong ito, matutunan mo ang tungkol sa pagsulat ng Letter of Intent o pumili mula sa isa sa aming mga libreng LOI templates para hindi mo na kailangan pang magsulat mula sa simula.

Ano ang Layunin ng Letter of Intent?

Ang Letter of Intent ay ginagamit sa maraming iba’t ibang sitwasyon, kabilang ang:

  • Para sa Negosyo. Sa larangan ng negosyo, ang isang LOI ay maaaring gamitin para sa mga negosasyon tulad ng pagbili o pagbebenta ng isang asset, mergers and acquisitions, o franchising. Ito ay isang mahalagang dokumento na naglalaman ng mga paunang detalye na maaaring magsilbing batayan para sa isang pormal na binding document sa hinaharap.
  • Para sa Edukasyon. Sa setting ng edukasyon, ang LOI ay karaniwang hinihingi mula sa mga aplikante ng scholarship kung saan ito ay nagsisilbing cover letter. Dito, maaaring ibahagi ng aplikante ang kanilang mga nakamit, qualifications, at mga dahilan ng pagpasok sa educational institution bilang bahagi ng kanilang LOI. Sa ibang universities at colleges, ang LOI ay maaari ring kailanganin para sa paglipat sa ibang kurso o programa.
  • Para sa Empleyo. Hindi ito karaniwang praktis sa Pilipinas, ngunit ang isang LOI para sa job applications ay maaaring kailanganin kung ikaw ay nag-aapply sa isang multinational company o trabaho sa ibang bansa. Katulad ito ng cover letter kung saan maaari mong ilahad ang iyong qualifications at mga dahilan ng pag-join sa company. Sa work setting, ang ilang companies ay maaari ring mangailangan ng LOI para sa job promotions o job location transfer requests.
  • Para sa Government Requirements. Isa sa mga karaniwang gamit ng LOI sa Pilipinas ay bilang parte ng requirements para makakuha ng business permit mula sa mayor’s office. Ang LOIs ay kailangan din sa pag-bid sa government projects.
  • Para sa Real Estate. Sa real estate, ang isang LOI ay karaniwang ginagamit kung ang isang buyer ay nais magpahayag ng seryosong interes sa pagbili ng isang property. Dito, maaari nilang ilahad ang detalye ng property, terms of payment, at iba pang specifications. Ang LOI ay maaari ring gamitin sa proseso ng pag-lease o pagbebenta ng property.

Paano Ba Dapat ang Format ng Letter of Intent?

  • Title – Ilagay kung anong uri ng Letter of Intent ang iyong isinusulat.
  • Date – Ilagay ang petsa kung kailan ipapadala ang Letter of Intent.
  • Recipient’s Information – Siguruhing isama ang buong pangalan ng tao at kumpletong address. Kung ito ay para sa isang kompanya o organisasyon, gamitin ang opisyal na pangalan ng negosyo (yung naka-register sa gobyerno) at hindi ang brand o trademark.
  • Salutation/Greeting – Panatilihing pormal at propesyonal ang iyong pagbati. Alamin kung sino ang responsable sa iyong concern at isama ang kanilang buong pangalan at posisyon. Kung hindi man, pwede na ang generic na “To Whom It May Concern.”
  • Introduction – Dito mo malinaw na babanggitin ang iyong intensyon o layunin sa paggawa ng Letter of Intent.
  • Body – Dito mo ilalahad ang lahat ng detalye na kinakailangan ng iyong adressee. Magkakaiba ang mga detalye depende sa uri ng Letter of Intent na iyong ipinadala.
  • Call to Action – Dito mo hihilingin sa adressee na gumawa ng aksyon para sa iyo base sa uri ng Letter of Intent. Maaari itong maging simpleng pagkilala, o kaya naman ay humingi ng ibang dokumento bilang tugon.
  • Closing – Tapusin ang iyong liham sa isang simpleng pormal na pahayag tulad ng “Best Regards” o “Sincerely.”
  • Signature – Lagdaan ang LOI kasama ng iyong pirma sa ibabaw ng iyong printed name. Pwede ka ring magdagdag ng petsa at iyong contact details sa ilalim ng pirma.

Paano Sumulat ng Letter of Intent?

1. Magtakda ng Layunin at Kolektahin Lahat ng Detalye

Bago ka magsimulang sumulat ng Letter of Intent, kailangan mong malinaw na matukoy ang layunin nito.

Para ba ito sa negosyo, edukasyon, o isang requirement ng gobyerno?

Kung mayroon ka nang komunikasyon sa ibang partido na nangangailangan ng LOI mula sa iyo, mas mabuting itanong mo sa kanila ang mga detalyeng kailangan nila at kung mayroon silang sariling template.

Also Read: Top Business Ideas sa Pilipinas na May Humigit Kumulang ₱50,000 Capital

Pag malinaw na ang mga detalye, tipunin ang lahat ng impormasyon na kailangan mo bago ka magsulat. Mag-research para masiguradong walang problema ang iyong LOI at tatanggapin ito ng ibang partido.

2. Simulan ang Pagsulat ng Iyong LOI na may Pagbati sa Tamang Addressee

Kapag kumpleto na ang iyong mga detalye, medyo madali na lang ang pagsulat ng LOI. Ang title, date, at recipient’s information ay mga detalyeng kailangan mo lang ilagay batay sa iyong research.

Kung tama ang iyong research, hindi na mahirap ang pagsulat ng salutation sa tamang addressee. Siguraduhing isama ang tamang pangalan, title, at posisyon ng addressee.

3. Malinaw na Ipaabot ang Iyong Intensyon sa Unang Pangungusap ng Katawan ng Liham

Simulan ang katawan ng iyong LOI sa pamamagitan ng malinaw na komunikasyon ng iyong intensyon. Halimbawa:

  • Kung gusto mong bumili ng ari-arian, pwede mong sabihin “Ito ay upang ipahayag ang aking intensyon na bumili ng ari-arian na may sumusunod na detalye…”
  • Kung nag-aapply ka para sa business permit, pwede mong sabihin “Ako ay sumusulat ng liham na ito upang ipaalam sa inyo ang aking intensyon na magbukas ng negosyo at humihiling ng business permit.”
  • Kung nag-aapply ka para sa isang franchise, pwede mong sabihin “Ako po si [IYONG PANGALAN] at nais ko pong pormal na ipahayag ang aking interes na mag-apply para sa franchise ng inyong kumpanya.”

Maaari mong i-customize ito, at ang mga kinakailangang detalye na susunod, ayon sa uri ng LOI na iyong ginagawa.

4. Ilagay Lahat ng Kinakailangang Detalye sa Katawan ng Iyong LOI

Matapos simulan ang iyong LOI sa isang malinaw na pahayag ng iyong intensyon, maaari mo na ngayong idagdag ang mga detalye sa katawan ng iyong liham.

  • Para sa mga LOI na may kinalaman sa ari-arian, isama ang mga detalye ng ari-arian katulad ng laki, presyo, at iba pa.
  • Kung ang LOI ay para sa pag-aapply ng scholarship o trabaho, maari mong bigyang diin ang mga dahilan kung bakit ka nila dapat tanggapin.
  • Para sa LOI tungkol sa franchising, isama ang brand name, ang lokasyon kung saan mo nais magbukas, at iba pang mahalagang detalye na kailangan nila para isaalang-alang ang iyong aplikasyon.

Sa madaling salita, ang katawan ay kung saan mo susubuking kumbinsihin ang ibang partido kung bakit dapat nilang seryosohin ang iyong Letter of Intent.

Also Read: Paano Mag-Franchise ng Jollibee?

5. Magdagdag ng Malinaw na Call to Action para sa iyong Addressee

Kapag nakasulat ka na ng nakakumbinsing katawan, maaari mo nang isulat ang call to action. Ito ang bahagi ng LOI kung saan mo sasabihin sa addressee kung ano ang susunod nilang gagawin. Depende sa uri ng LOI, ang call-to-action ay maaaring isang simpleng pagkilala, o maaari itong humantong sa paglikha ng ibang dokumento tulad ng isang kontrata o business permit. Maaari ka ring magbigay ng iba’t ibang opsyon na maaari nilang gawin. Halimbawa:

  • Maaari mong hilingin sa kanila na kontakin ka sa pamamagitan ng pagsulat ng “Kung mayroong kayong katanungan tungkol sa aking aplikasyon, maaari ninyo akong kontakin sa [IYONG CONTACT INFO].”
  • Maaari kang humiling ng isang pagpupulong “Pakikontak ako upang maaari tayong magtakda ng pagpupulong para pag-usapan ang mga detalye.”
  • Kung maaaring tumagal ang pag-review sa iyong aplikasyon o kahilingan, maaari mong sabihin “Umaasa ako sa iyong magandang tugon.”

6. Tapusin ng May Pormal na Closing

Bago mo tapusin ang iyong liham, magdagdag ng simpleng pasasalamat:

  • “Salamat sa inyong mabuting pagsasaalang-alang.”
  • “Salamat sa paglaan ng oras sa pagbabasa ng liham na ito.”
  • “Salamat.”

Pagkatapos ay isara ang liham sa isang pormal na pahayag tulad ng:

  • Sincerely,
  • Best Regards,
  • With gratitude,

Sa ilalim ng iyong closing statement, ilagay ang iyong pirma, pangalan, at mga detalye ng pakikipag-ugnayan.

Mga Libreng Editable/Downloadable Letter of Intent (LOI) Templates: Mas Detalyadong Diskusyon

1. Letter of Intent para sa Pag-apply ng Trabaho

Bagaman hindi ito pangkaraniwan sa Pilipinas, ang letter of intent para sa pag-apply ng trabaho ay maaaring makatulong sa mga aplikasyon sa ibang bansa. Katulad ito ng cover letter kung saan kailangan mong ipakita ang iyong qualifications at skills para mapansin ka ng hiring party.

2. Letter of Intent para sa Pag-bid sa Government Project

Hindi man required, may mga ahensya ng gobyerno ng Pilipinas na posibleng mangailangan ng letter of intent to bid para opisyal na sumali sa pag-bid para sa isang government project. Karaniwang kasama rito ang impormasyon tungkol sa iyong company name, contact person, pangalan ng proyekto, at ang qualifications ng iyong kumpanya.

3. Letter of Intent para sa Pagpalit o Paglipat ng Kurso

Minsan hinihiling ng mga educational institutions ang letter of intent mula sa mga estudyanteng nais lumipat sa ibang kurso o programa. Dapat itong maglaman ng impormasyon ng estudyante, detalye ng kursong lilipatan, at isang katanggap-tanggap na dahilan para sa pagpapalit ng kurso.

Also Read: Loan Agreement sa Pilipinas

4. Letter of Intent para sa Franchising

Ang letter of intent para sa franchising ay isang non-binding na dokumento na nagpapahiwatig ng seryosong intensyon ng isang hopeful franchisee na mag-franchise ng isang negosyo. Dapat itong maglaman ng mga detalye ng pakikipag-ugnayan ng franchisee at eksaktong lokasyon ng planong franchise site.

5. Letter of Intent para sa Job Promotion

May ilang kompanya o organisasyon na nangangailangan ng letter of intent mula sa kanilang mga empleyado para sa job promotion. Kailangan mong ilabas ang iyong pinakamagandang aspeto sa dokumentong ito, kaya siguraduhin na ma-highlight ang iyong mga qualifications at mga nagawa na magpapakita sa iyong aplikasyon para sa promosyon sa pinakamagandang liwanag.

6. Letter of Intent para sa Job Transfer

Ang letter of intent para sa paglipat ng trabaho o lokasyon ay maaaring kailanganin ng mga kompanya para gawing opisyal ang iyong kahilingan. Dapat itong maglaman ng iyong mga detalye, kasalukuyang lokasyon, bagong lokasyon, at ang dahilan ng paglipat ng trabaho.

7. Letter of Intent para sa Pagbukas ng Negosyo (para sa Business/Mayor’s Permit)

Ang letter of intent para sa pagbukas ng negosyo ay isang paunang kailangan para sa pagkuha ng business o mayor’s permit mula sa iyong lungsod o munisipalidad. Dapat itong maglaman ng mga detalye tungkol sa iyong negosyo, tulad ng uri at lokasyon, pati na rin ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

8. Letter of Intent para sa Pagbili (General)

Ang isang pangkalahatang letter of intent para sa pagbili ay isang dokumento na nagpapahayag ng iyong intensyon na bumili ng mga kalakal o serbisyo mula sa isa pang partido. Dapat itong maglaman ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan, mga detalye ng binibiling item, at iba pang mahalagang impormasyon.

9. Letter of Intent para sa Pagbili ng Real Estate Property

Ang letter of intent para sa pagbili ng ari-arian ay isang non-binding na dokumento na nagpapakita ng seryosong intensyon ng isang buyer na bumili ng property. Dapat itong maglista ng mga detalye ng ari-arian tulad ng laki ng lote at mga karagdagan, at mga detalye ng transaksyon tulad ng presyo, deposito, at paraan ng pagbabayad.

10. Letter of Intent para sa Pagrenta o Pag-lease

Ang letter of intent para sa pag-lease ay karaniwang ginagamit para sa pag-upa ng commercial property tulad ng opisina o espasyo sa mall. Dapat itong maglaman ng mga detalye ng property na nais mong upahan tulad ng laki at lokasyon, pati na rin ang mga termino ng lease.

11. Letter of Intent para sa Scholarship

Karaniwang hinihingi ng mga unibersidad, kolehiyo, at paaralan ang letter of intent bilang bahagi ng kanilang mga kinakailangan sa aplikasyon para sa scholarship. Ito ay nagsisilbing cover letter para sa aplikante ng scholarship upang ma-highlight ang kanilang mga qualifications at para sila ay makapagbigay ng diin kumpara sa ibang mga aplikante.

Mga Tips at Babala

  • Maghanap ng Umiiral na LOI Templates: May mga organisasyon o kompanya na may sariling template ng letter of intent na required nilang gamitin mo. Kaya, mainam na humingi ka muna ng kopya ng kanilang template bago ka mag-umpisa.
  • Tiyaking Tama ang Pag-address ng LOI: Siguraduhing tama ang pag-address ng iyong letter of intent sa nararapat na tao. Kung mali ang pag-address ng iyong LOI, maari itong ma-reject at magkaroon ng pagkaantala sa iyong application.
  • Gawin ang Research Tungkol sa Mga Kinakailangan ng LOI: Bago ka magsimula sa pagsulat, alamin muna ang mga kinakailangan ng partikular na letter of intent na iyong ginagawa. Ang LOI ay nagsisilbing outline ng lahat ng kailangang detalye bago magpatuloy sa susunod na hakbang. Maaring maantala ang iyong application kung may kulang na detalye sa iyong LOI.
  • Panatilihing Maiksi ang LOI: Dapat ay maiksi at direkta lamang ang LOI. Dapat itong maglaman lamang ng mga kinakailangang detalye at ang labis na impormasyon ay maaaring magdulot ng kalituhan sa nagbabasa. Gawin ito na simple at madaling maintindihan.

Mga Madalas Itanong

1. Pareho ba ang letter of intent sa isang kontrata?

Hindi. Ayon sa Civil Code of the Philippines, ang kontrata ay “a meeting of minds between two persons whereby one binds himself, with respect to the other, to give something or to render some service.” Para maging valid, ang isang kontrata ay dapat may consent, subject, at cause. Ang isang LOI ay hindi kompleto sa mga requirements na ito.

2. Isang legal binding document ba ang letter of intent?

Sa Pilipinas, ang letter of intent ay simpleng deklarasyon lamang ng “intention” na gawin ang isang bagay. Ang “intention” ay iba sa “obligation” na siyang nakasaad sa isang kontrata. Kaya, ang letter of intent ay hindi isang kontrata sa pagitan ng mga partido, ibig sabihin hindi ito legally binding sa parehong partido para mag-render ng obligasyon.

3. Kailangan ba na ipa-notarize ang letter of intent?

Hindi, hindi kailangan na ipa-notarize ang letter of intent. Ang isang legal na dokumento ay kailangan lamang ipa-notarize kung ito ay dapat nasa isang partikular na porma upang maging valid. Kasama rito ang:

  • Mga gawa at kontrata na lumilikha, nagpapasa, nagbabago, o nagtatapos ng real rights sa mga di-natitinag na ari-arian; mga pagbebenta ng di-natitinag na ari-arian o interes dito (tulad ng deed of sale o real estate mortgage).
  • Ang paglipat, pagtanggi, o pag-renounce ng mga karapatang mana o ng mga karapatan mula sa conjugal partnership of gains (tulad ng donation o waiver of rights).
  • Ang kapangyarihan na mag-administer ng ari-arian o anumang iba pang kapangyarihan na may layunin ng isang gawain na maaaring makasama sa isang third person (tulad ng power of attorney).

Subscribe to Get the Latest Updates and Promos!

* indicates required


Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.